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Collmex - Einführung in die Buchhaltung - Buchhaltungskurs für Praktiker

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Buchhaltung für Nicht-Buchhalter: Grundlagen und Kontierungslexikon

ACHTUNG! Ab 2008 gültig

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Inhalt

I. Grundlagen

Umsatzsteuer

II. Wie buche ich was? - Kontierungslexikon

Allgemein

Ausgaben

Lieferanten (Einkauf)

Sonstige Ausgaben

Reisekosten (Unternehmer, Arbeitnehmer)

Einnahmen/Verkauf

Anlagen

Privat

Finanzen

Personal

Jahresabschluss

Sonstiges

I. Grundlagen

Jeder Unternehmer muss spätestens am Jahresende seinen Gewinn ermitteln, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden sowie Geschäftsvorfälle dokumentieren und wertmäßig erfassen. Dies alles leistet eine Buchhaltung - und natürlich noch einiges mehr.

Ausgehend von der Bilanz zeigen wir Ihnen, wie eine Buchhaltung aufgebaut ist, wie Gewinn und Verlust ermittelt werden, warum es Konten gibt und wie Sie selbstständig Buchungssätze formulieren. Auch wenn Sie ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, sollten Sie dieses Kapitel unbedingt lesen.

Was ist eine Bilanz?

Die Grundlage der doppelten Buchführung ist die Bilanz. Aus ihr leiten sich alle weiteren Begriffe ab. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie das Prinzip der Bilanz verstanden haben, bevor Sie sich den anderen Themen zuwenden.

Eigentlich ist es ganz einfach:

Das bedeutet: Eigenkapital = Vermögen - Schulden.

Diese Einführung ist für Nutzer der Online Buchhaltungssoftware Collmex gedacht. Auch wenn Sie kein Collmex Kunde sind, können Sie die öffentlich zugängliche Testversion kostenlos und ohne Registrierung benutzen. In der offenen Testversion arbeiten Sie gleichzeitig mit allen anderen Nutzern an denselben Daten. Dies sollten Sie berücksichtigen, falls plötzlich Belege auftauchen, die Sie gar nicht gebucht haben. Nachts werden alle Belege wieder gelöscht und durch unsere Testdaten ersetzt.
Das folgende Beispiel zeigt die Bilanz aus der Testversion. Bitte starten Sie parallel die Testversion. Die Daten können etwas abweichen, falls heute schon jemand gebucht hat.

» Inhalt

Gewinn und Verlust (GuV)

Für den Unternehmer ist die wichtigste Information zweifellos die über Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Diese Information verbirgt sich hinter der Position "Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag". Das ist die Gewinn- und Verlustrechung. In ihr werden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt. Klicken Sie in der Testversion nun auf den Betrag!

» Inhalt

Von der Bilanz zum Konto

Jeder Bilanzposten ist eine Zusammenfassung mehrerer so genannter Konten. Welche Konten hinter einem Bilanzposten stehen, können Sie bei Collmex ganz einfach feststellen: Klicken Sie auf den Betrag eines Postens! Sie bekommen nun alle Konten mit den Summen angezeigt (Die Summe eines Kontos nennt man Saldo).

» Inhalt

Wofür gibt es Konten?

Alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen werden auf Konten gebucht. Da ein Bilanzposten nur die Summe der enthaltenen Konten ist, wirken sich die Buchungen direkt auf die Bilanz aus. Bei jedem Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung dokumentiert, wie die Werte gewandelt werden. Wenn Sie z.B. ein Auto mit Bargeld kaufen, haben Sie den Wert des Bargelds in den Wert eines Autos gewandelt. Wenn Sie das Auto zu Schrott fahren, ist der Wert des Autos gleich dem Verlust der dadurch entsteht. Jeder Geschäftsvorfall hat also immer zwei Seiten: "Von woher" und "nach wohin" ein Wert gewandelt wurde. Daher kommt der Begriff "doppelte" Buchführung.

Wie die Bilanz hat jedes Konto eine rechte und eine linke Seite: Die linke Seite nennt man "Soll" und die rechte Seite "Haben". Unter diesen Begriffen dürfen Sie sich nichts, aber auch gar nichts vorstellen. Vor allem haben diese Begriffe nichts mit dem zu tun, was auf Ihrem Kontoauszug als "Soll" und "Haben" ausgewiesen ist. Dies ist ganz wichtig für das Verständnis. Nehmen Sie die Begriffe einfach so hin. Konten werden in sog. T-Form dargestellt (s. Bild).

Der Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In Deutschland werden meist die Standardkontenrahmen der Datev verwendet. Damit sollen einheitliche Buchungen von gleichen Geschäftsvorfällen erreicht und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglicht werden. Die am häufigsten verwendeten Kontenrahmen der Datev sind der SKR03 und der SKR04.

Collmex-Praxis

In Collmex stehen beide Kontenrahmen SKR03 und SKR04 zur Auswahl. Viele Konten sind bereits angelegt. Bei Bedarf legen Sie weitere Konten an unter Berücksichtigung des von der Datev vorgegebenenen Standards.

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Auf welche Seite des Kontos wird gebucht?

Es gilt folgende Regel:

Wichtig: Aufwands- und Ertragskonten gehen in die GuV ein und gehören zum Eigenkapital. Das Eigenkapital steht rechts in der Bilanz. Damit stehen alle Aufwands- und Ertragskonten rechts. Betrieblicher Aufwand mindert das Eigenkapital, wird also links gebucht. Betrieblicher Ertrag mehrt das Eigenkapital, wird also rechts gebucht.

Beispiel: Sie kaufen Briefmarken für 50 € und bezahlen mit Bargeld.

Beispiel: Sie nehmen einen Kredit in Höhe von 10.000,- für einen Autokauf auf. Die Bank überweist Ihnen das Geld auf ihr Bankkonto.

Beispiel: Sie kaufen das Auto für 11.900,-. per Banküberweisung. Für den Kauf fallen 19% Umsatzsteuer an.

Im Prinzip war´s das schon. Mehr ist eigentlich nicht dahinter. In der Praxis ergeben sich natürlich jede Menge Detailfragen (z.B. wie ein Geschäftsvorfall gebucht wird), aber das Prinzip der Buchhaltung ist damit schon erklärt.

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Einnahme-Überschuss-Rechnung

Nicht jeder Unternehmer muss bilanzieren. In vielen Fällen reicht eine vereinfachte Form, die so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung. Wer welche Gewinnermittlungsart anwenden muss, entnehmen Sie dem » Merkblatt.

Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt. Die Veränderung von Bestandswerten (Bankguthaben, Warenbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten usw.) müssen nicht erfasst werden. Die Betriebseinnahmen und -ausgaben wirken sich erst dann auf den Gewinn aus, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist. Das ist bei:

Ausgaben: Hier werden solche Ausgaben unterschieden, die sich sofort als Betriebsausgaben auf den Gewinn auswirken (z.B. Werbungskosten) und solche, die zunächst nicht auf den Gewinn auswirken (z.B. Anlagenkauf).

Beispiel: Sie bezahlen eine Rechnung im Januar, die Sie im Dezember erhalten haben. Die Ausgabe wirkt sich in der Einnahme-Überschuss-Rechnung im neuen Jahr aus, da Sie erst im Januar gezahlt haben. Im Gegensatz dazu wird die Ausgabe bei der Bilanzierung schon zum Vorjahr gezählt.

In der Regel wird deshalb nur die Zahlung erfasst. Zu beachten ist allerdings, dass die Umsatzsteuer in bestimmten Fällen schon bei der Rechnungsstellung fällig wird. Damit diese auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden kann, muss die Rechnung als Forderung erfasst werden (nicht möglich mit Collmex buchhaltung light).

Folgende Geschäftsvorfälle wirken sich auf den Gewinn aus und müssen deshalb in der Buchhaltung erfasst werden:

Collmex-Praxis

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist mit allen Collmex-Produkten möglich. Dahinter steht aber immer - auch wenn das nicht erforderlich ist - eine doppelte Buchführung.

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Zusammenfassung

Das war's schon. Ist doch gar nicht so schwer. Oder? Hier noch einmal das wichtigste in Kürze:

» Inhalt

2. Umsatzsteuer

Das Prinzip der Umsatzsteuer

Als Nicht-Unternehmer ist man mit der Umsatzsteuer wenig konfrontiert - außer natürlich dass man sie bezahlen muss. Von diesem Vorgang merkt der Endverbraucher jedoch nichts, weil die Unternehmen die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft, kann es dafür die bezahlte Umsatzsteuer gegenrechnen.

Beispiel: Sie kaufen Waren für 119,- € (100,- € + 19,- € USt.) und verkaufen die Ware für 178,50 € (150,- €+ 28,50 € USt.) weiter. Bezahlt haben Sie 19,- € Umsatzsteuer. Ihrem Kunden haben Sie 28,50 € in Rechnung gestellt. An das Finanzamt muss nur die Differenz (= 9,50 €) abgeführt werden - also die Steuer auf den "Mehrwert" (= 50,- €). Daher kommt der Begriff Mehrwertsteuer.

Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Begriff für die Umsatz- und die Vorsteuer. Beim Verkauf spricht man von Umsatzsteuer, beim Einkauf von Vorsteuer.

Beispiel: Sie kaufen Waren für ihr Unternehmen. Der Verkäufer stellt Ihnen Umsatzsteuer in Rechnung. Diese muss er an das Finanzamt abführen. Für Sie handelt es sich um Vorsteuer, die Sie sich vom Finanzamt zurückholen können.

Die eingenommene Umsatzsteuer und die bezahlte Vorsteuer rechnen Sie regelmäßig mit dem Finanzamt ab. Das heißt Umsatzsteuer-Voranmeldung und wird im Punkt 1.1.4 besprochen.

» Inhalt

Fachbegriffe im Bereich Umsatzsteuer


Das Prinzip der Umsatzsteuer ist zwar recht einfach. Im Detail gibt es aber viele Sonderfälle und Ausnahmen. Das Umsatzsteuergesetz ist berüchtigt für seine Komplexität. In der Praxis ist man meist aber nur von wenigen Regelungen betroffen.

Wir haben hier einige Begriffe zusammengestellt, die ihnen früher oder später über den Weg laufen werden. Sie brauchen jetzt noch nicht alles zu verstehen. Lesen Sie sich es einfach einmal durch:

Steuerbar / Nicht steuerbarWenn ein Umsatz für die Umsatzsteuer relevant ist, nennt man den Umsatz steuerbar, andernfalls nicht steuerbar.
Sonstige LeistungDienstleistungen heißen im Steuerjargon sonstige Leistungen. Nicht steuerbar sind z.B. sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Ausland erbringt.
LieferungIm Gegensatz dazu ist mit einer Lieferung immer eine Warenlieferung gemeint.
BemessungsgrundlageDer Nettowert der Ware oder Leistung wird Bemessungsgrundlage genannt, da ausgehend davon die Steuer berechnet wird.
DrittlandAlle Länder, die nicht der EU angehören.
AusfuhrlieferungEine Lieferung in ein Drittland nennt man Ausfuhrlieferung
SteuerbefreitEin steuerbarer Umsatz kann steuerbefreit sein. Eine Ausfuhrlieferung ist z.B. steuerbefreit. Es muss keine Umsatzsteuer abgeführt werden.
Übriges GemeinschaftsgebietAlle Länder die der EU angehören, ausser Deutschland.
Innergemeinschaftliche LieferungLieferungen an Unternehmen (nicht Privatpersonen!) im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Auch diese sind steuerbefreit.
Umgekehrte SteuerschuldIn manchen Fällen ist der Leistungsempfänger (=Kunde) steuerpflichtig - bisher hatten wir nur die Fälle, bei denen der Lieferant steuerpflichtig ist. Wenn Sie Ware einkaufen, müssen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen! Meistens kann jedoch derselbe Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es ist also ein Nullsummenspiel. Die Beträge müssen jedoch in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen werden und müssen deshalb verbucht werden.
Innergemeinschaftlicher ErwerbLieferungen von Unternehmen im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Dabei ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.
EinfuhrFür Lieferungen aus Drittländern muss Einfuhrumsatzsteuer bezahlt werden. Dabei ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.
Leistungen im Sinne des §13b UStGBeim Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland oder von Bauleistungen (auch aus dem Inland) ist der Leistungsempfänger steuerpflichtig.

Verwirrt? Das ist ganz normal. Man gewöhnt sich mit der Zeit an die Begriffe und für den Start muss man wirklich nicht alles wissen!

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Kleinunternehmer-Regelung

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Sie müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Auf den von Ihnen ausgestellten Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das ganze heißt Nullbesteuerung. Die Nullbesteuerung ist keine Pflicht. Dem Unternehmer steht es frei, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben oder nicht. An diese Entscheidung ist er aber für fünf Jahre gebunden.

Ausnahme: Bei umgekehrter Steuerschuld (z.B. innergemeinschaftlicher Erwerb, Bezug von sonstigen Leistungen aus dem Ausland) ist der Kleinunternehmer als Leistungsempfänger trotzdem steuerpflichtig und muss die Umsatzsteuer abführen! Sofern die Beträge nicht zu hoch sind, reicht in den meisten Fällen die Abgabe der Umsatzsteuererklärung nach Ablauf des Geschäftsjahres.

Anmerkung: Dies ist übrigens ein schönes Beispiel dafür, wie eine "Vereinfachungsregelung" die Komplexität erhöht. Aus der Sicht des Kleinunternehmers ist es wirklich nicht einfach zu verstehen, dass er trotz Umsatzsteuerbefreiung in bestimmten Fällen umsatzsteuerpflichtig ist und eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss!

Vorsicht Existenzgründer! Wenn Sie am Anfang mehr einkaufen als verkaufen, lohnt sich das Ganze unter Umständen nicht!

Wann jemand Kleinunternehmer ist, definiert das » Umsatzsteuergesetz (§ 19)

Collmex-Praxis

Wenn Sie ausschließlich steuerfreie Lieferungen oder Leistungen in Rechnung stellen, gehen Sie wie folgt vor: Im Menü Verwaltung unter dem Menüpunkt Geschäftsjahre anzeigen, ändern aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Umsatz- und Vorsteuer (Nullbesteuerung). In den Buchungsvorlagen werden die Konten für die Umsatzsteuer und Vorsteuer dann automatisch entfernt und auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

» Inhalt

Steuerfreie Lieferungen und Leistungen

Wie bereits erwähnt, gibt es Lieferungen und Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Welche das sind, sagt der § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Auf der Rechnung muss der Grund für die Steuerbefreiung ausgewiesen sein.

Collmex-Praxis

Collmex buchhaltung basic, basic, plus & pro: Um eine steuerfreie Lieferung oder Leistung in Rechnung zu stellen, legen Sie zunächst ein Produkt an und wählen als Steuersatz 0 %. Möchten Sie nur den Erlös buchen, sieht das so aus:

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben82004200Erlöse

Collmex buchhaltung light: Zur Buchung von steuerfreien Erlösen wählen Sie die Buchungsvorlage Steuerfreie Erlöse.

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Wann wird die Umsatzsteuer fällig?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Regel ist die Sollbesteuerung. Die Istbesteuerung kann beim Finanzamt beantragt werden, sofern gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.

Ist-VersteuerungSoll-Versteuerung
Einnahme-Überschuss-Rechnung
Betriebseinnahme in Gewinnermittlung:bei Geldeingang
Umsatzsteuer abführen: bei Geldeingang
Betriebseinnahme in Gewinnermittlung:bei Geldeingang
Umsatzsteuer abführen:bei Rechnungsausgang
Bilanz mit GuV
Betriebseinnahme in Gewinnermittlung: bei Rechnungsausgang
Umsatzsteuer abführen: bei Geldeingang
Betriebseinnahme in Gewinnermittlung:bei Rechnungsausgang
Umsatzsteuer abführen:bei Rechnungsausgang

Ausnahme Vorsteuer: Die Behandlung der Vorsteuer ist gleich - egal, ob Sie Ist- oder Soll-Versteuerung haben. Die Vorsteuer können Sie vom Finanzamt zurückfordern, sobald Sie die Rechnung erhalten haben, auch wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

Beispiel Sollbesteuerung: Sie haben im Januar Rechnungen für 119.000 € geschrieben. Die darin enthalten Umsatzsteuer beträgt 19.000 €. Diese Rechnungen wurden aber noch nicht bezahlt. Außerdem haben Sie Waren im Wert von 23.800 € gekauft. Die enthaltene Vorsteuer beträgt 3.800 €. Die Rechnung für die Waren haben Sie noch nicht bezahlt. Sie haben also Rechnungen geschrieben und Rechnungen erhalten, aber es ist noch kein Geld geflossen. Trotzdem müssen Sie die berechneten Umsatz- und Vorsteuern mit dem Finanzamt abrechnen und den Differenzbetrag (19.000 - 3.800 = 15.200) bezahlen. Sie leisten also eine Vorauszahlung.

Collmex-Praxis

» Inhalt

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die gezahlten Vorsteuern mit den eingenommenen Umsatzsteuern verrechnet. Haben Sie mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen, erstattet Ihnen das Finanzamt die Differenz zurück. Im umgekehrten Fall zahlen Sie die Differenz an das Finanzamt.

Die meisten Unternehmer müssen, innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Kalendermonats oder des Quartals eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Dies muss seit 2005 elektronisch erfolgen.

Ob Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich, monatlich oder jährlich abgeben müssen, teilt Ihnen das Finanzamt mit und hängt von der Vorjahressteuer ab. Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren ihre Voranmeldung monatlich einreichen. » Umsatzgesetz (§ 18)

Dauerfristverlängerung: Für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung kann eine Dauerfristverlängerung beantragt werden. Wird diese erteilt, kann die Voranmeldung einen Monat nach der üblichen Frist eingereicht werden.
Unternehmer, die zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet sind, müssen eine Sondervorauszahlung leisten. Die Höhe der Vorauszahlung beträgt 1/11 der Summe aller im Vorjahr geleisteten Vorauszahlungen. Beispiel: Die Summe der geleisteten Vorauszahlungen des Vorjahres betrug 110.000 €. Dann beträgt die Sondervorauszahlung 10.000 €.

Die Voranmeldungen sind jedoch nur die Grundlage für die Vorauszahlungen. Nach Ablauf des Geschäftsjahres müssen Sie deshalb die Umsatzsteuererklärung einreichen. Die Umsatzsteuererklärung ist keine Voranmeldung und kann in Papierform abgegeben werden. Sie ist die Grundlage für die endgültige Festsetzung der Umsatzsteuer.

Collmex-Praxis

Unter dem Menüpunkt Auswertungen bzw. USt.Voranmeldung können Sie ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und an das Finanzamt senden. Bevor Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung versenden können, müssen Sie unter dem Menüpunkt Firma ihre Steuernummer und die Nummer des Finanzamtes eingeben.

Was ist zu tun?

  1. Alle Belege für den Zeitraum buchen. Den relevanten Konten ist das ein Feld des Voranmeldungs-Formulars zugeordnet. Das Programm füllt dann die Formularfelder anhand der auf den Konten gebuchten Belege.
  2. Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und senden.
  3. Nach erfolgter Zahlung bzw. Rückerstattung muss der Betrag gebucht werden.

Umsatzsteuervorauszahlung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Ausgaben')

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll17803820Umsatzsteuer - Vorauszahlungen

Umsatzsteuerrückerstattung (Buchungsvorlage in der Gruppe 'Einnahmen')

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben17803820Umsatzsteuer - Vorauszahlung

Dauerfristverlängerung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll17813830Umsatzsteuer - Vorauszahlungen 1/11

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Umsatzsteuer in Rechnung stellen: Die Rechnung

Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, achten Sie unbedingt darauf, dass diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Lesen Sie dazu » Umsatzgesetz (§ 14). Sind Rechnungen unvollständig, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Das bedeutet im Ernstfall, dass Sie nach einer Steuerprüfung, erstattete Vorsteuer wieder zurückzahlen müssen.

Collmex-Praxis

Bevor Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, achten Sie bitte darauf, dass die folgenden Angaben im Programm korrekt hinterlegt sind:

» Inhalt

II. Wie buche ich was? - Kontierungslexikon

Allgemein

Buchungsablauf in der Praxis

In der Praxis werden alle Originalbelege gesammelt und dann mit Hilfe des Kontoauszugs auf einen Rutsch eingebucht. Die meisten schieben das so lange vor sich her, bis es nicht mehr länger geht - also die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird. Allein schon wegen der Menge an Belegen geht das natürlich nur in kleinen Unternehmen.

Bevor wir aber mit der Erklärung des Buchungsablaufs beginnen, müssen noch einige Begriffe erklärt werden:

OriginalbelegIn der Buchhaltung gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Mit Beleg ist hier der Originalbeleg gemeint, wie z.B. eine Rechnung bzw. der Kontoauszug. Auf dem Originalbeleg sind normalerweise der Betrag und das Belegdatum ausgewiesen. Die Originalbelege müssen aufbewahrt werden.
Ist Ihnen ein Originalbeleg verloren gegangen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie bitten den Aussteller des Belegs, Ihnen eine Kopie zukommen zu lassen. Ist das nicht möglich, wie z.B. bei Tankbelegen, erstellen Sie einen Ersatzbeleg: Die Form ist dabei nicht wichtig. Er kann auch von Hand geschrieben sein. Er muss aber dieselben Informationen enthalten wie ein Originalbeleg. Außerdem muss der Ersatzbeleg unterschrieben werden.
BuchhaltungsbelegIst ein Originalbeleg für die Buchhaltung relevant, wird er in der Buchhaltung verbucht. Dabei entsteht der Buchhaltungsbeleg. Dieser ist das Spiegelbild des Originalbelegs in der Buchhaltung. Collmex vergibt für den Buchhaltungsbeleg automatisch eine fortlaufende Nummer.

Für jeden Buchhaltungsbeleg muss ein entsprechender Originalbeleg vorhanden sein. Die Nummer des Buchhaltungsbelegs wird auf dem Originalbeleg notiert. Damit hat man eine eindeutige Zuordnung zwischen den beiden Belegen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Grundlage für die Buchungen bilden normalerweise der Kontoauszug und der angesammelte Stapel an Originalbelegen.

Zuerst wird der Kontoauszug gebucht: Jede Kontobewegung wird zeitlich sortiert abgearbeitet und in der Buchhaltung verbucht. Sofern es für die Kontobewegung einen Originalbeleg gibt, notieren Sie auf dem Originalbeleg und dem Kontoauszug die Nummer des Buchhaltungsbelegs und heften sie beides ab. Anschließend buchen Sie die Barbelege. Das sind die Belege, die Sie bar bezahlt haben oder für die Sie bar bezahlt wurden.

Beispiel 1: Sie haben für Ihren Geschäftswagen Benzin gekauft und mit Karte bezahlt. Der Betrag wurde von Ihrem Geschäftskonto abgebucht. Die Zahlung buchen Sie als Kfz-Kosten und notieren die von Collmex vergebene Belegnummer auf dem Tankbeleg sowie auf dem Kontoauszug. Den Tankbeleg heften Sie ab.

Beispiel 2: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung per Banküberweisung. Für diesen Vorgang ist der Kontoauszug der einzige Originalbeleg. Sie buchen unter "Forderungen -> Zahlung Kundenrechung" den Zahlungseingang und notieren auf dem Kontoauszug die Nummer des Buchhaltungsbelegs.

Wenn Sie mit dem Kontoauszug fertig sind, sollten Sie auf jeden Fall überprüfen, ob der Saldo des Kontoauszugs mit dem Saldo des Kontos in der Buchhaltung übereinstimmt. So sind sie sicher, dass alles richtig verbucht wurde ("Belege -> Salden anzeigen").

Wenn der Kontoauszug gebucht ist, sind hoffentlich schon die meisten Originalbelege abgearbeitet. Übrig bleiben in den meisten Fällen nur noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung erhalten ist dies ein separater Geschäftsvorfall, den Sie als Verbindlichkeit in die Buchhaltung übernehmen. Ist die Rechnung dann zur Zahlung fällig, überweisen Sie den Betrag. Die Zahlung ist dann wieder ein Geschäftsvorfall, den Sie beim Buchen des Kontoauszugs in die Buchhaltung übernehmen. Wird eine Rechnung direkt bezahlt, reicht es - wie z.B. beim Benzinbeleg - nur die Zahlung zu buchen.

Nachdem auch die restlichen Originalbelege abgearbeitet sind, bleibt evt. noch ein handschriftliches Kassenbuch, das in die Buchhaltung übernommen werden muss.

Wenn alle Belege für den Monat eingebucht sind, legen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung an und schicken Sie sie an das Finanzamt. Fertig - jetzt können Sie sich wieder Ihrer eigentlichen Arbeit widmen!

Zusammenfassung:

Arbeitsablauf

  1. Belege sammeln und thematisch sortieren
  2. Buchen
  3. Belegnummer auf dem Originalbeleg notieren (auf Kontoauszug und z.B. auf der Lieferantenrechnung)
  4. Kontoauszüge abheften
  5. Die übrigen Originalbelege aufsteigend abheften

Collmex-Praxis

In Collmex buchhaltung basic basic, plus und pro importieren Sie den Kontoauszug von der Bank direkt über HBCI (Home Banking Computer Interface) in das Programm. Die Bankumsätze dienen als Grundlage für die Belegbuchung. Solange noch nicht gebuchte Bankumsätze vorhanden sind, wird der Bankumsatz beim Belege buchen eingeblendet. Betrag und Belegtext wird aus dem Bankumsatz übernommen. Sie brauchen nur noch die passende Buchungsvorlage anzuklicken und auf "buchen" zu drücken. Die Zuordnung zum Buchhaltungsbeleg ist im Kontoumsatz sichtbar. Soll ein Bankumsatz nicht gebucht werden, klicken Sie in dem eingeblendeten Bankumsatz auf den Betrag. Sie kommen in die Detailsicht zum Bankumsatz und können im Bankumsatz "nicht buchen" markieren.

» Inhalt

Eröffnungsbuchungen (nicht zwingend bei Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Wenn Sie Collmex zum ersten Mal einsetzen, sind so genannte Eröffnungsbuchungen erforderlich, mit denen die momentanen Bestände ihres Unternehmens erfasst werden. Die Basis für diese Buchungen bildet das so genannte Inventar bzw. die Saldenlisten des vorangegangenen Jahres.

Die Eröffnungsbuchungen müssen sie nicht unbedingt als erstes buchen. Über das Belegdatum steuern Sie, wann die Buchung wirksam ist. Sie können auch in der Mitte des Jahres noch Belege zum 1.1. buchen. Für den Anfang empfiehlt es sich, nur Kasse und Bankbestand zu erfassen und dann mit der Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle zu beginnen. Wenn Sie etwas mehr Erfahrung haben, können die anderen Bestände erfasst werden.

Die Eröffnungsbuchungen führen Sie unter Belege -> Belege buchen -> Eröffnung aus.

Alle Posten, die auf der linken Seite der Bilanz stehen, sind im Soll zu buchen:

Alle Posten, die auf der rechten Seite der Bilanz stehen, werden im Haben gebucht:

Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).

Ausnahme sind Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung im neuen Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto des zugeordneten Rechnungsbelegs im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden. Im zweiten Schritt buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.

Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12.2006 müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.

Beispiel 'Erlöse':

S/HSKR03SKR04Name
Soll90909090Summenvortragskonto
Haben84104410Erlöse 19 % Ust.
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %

Beispiel 'Bankguthaben'

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben90009000Saldenvorträge

Collmex-Praxis

Für die Eröffnungsbuchungen stehen in Collmex eigene Buchungsvorlagen in der Vorlagengruppe Eröffnung zur Verfügung.

» Inhalt

Offene Posten verwalten

Ein offener Posten ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde. Die Verwaltung offener Posten hat den großen Vorteil, dass Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten haben. Das heißt, Sie wissen genau, was Sie noch bezahlen müssen und welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht bezahlt haben.

Und so funktioniert es:

Es sind zwei Buchungen erforderlich:

  1. Buchung der Rechnung
  2. Buchung der Zahlung

- Buchungsvorschlag Verkauf

1. Rechnung

S/HSKR03SKR04Name
Soll14001200Forderungen aus Lieferanungen und Leistungen
Haben84004400Erlöse 19 % Ust.
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %

Das Belegdatum entspricht dabei dem Rechnungsdatum.

2. Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben14001200Forderungen aus Lieferanungen und Leistungen

Das Belegdatum entspricht dabei dem Datum des Zahlungseingangs.

Hat Ihnen Ihr Kunde mehr gezahlt, buchen Sie den Mehrbetrag entweder als Erlös oder Sie schreiben dem Kunden den Betrag gut. Dabei entsteht eine negative Forderung, die Sie entweder mit der nächsten Rechnung verrechnen oder Sie überweisen dem Kunden den Betrag zurück.

Beispiel: Sie haben Ihrem Kunden 119 € (incl. 19 % Ust.) in Rechnung gestellt, der Kunde hat aber 120 € bezahlt.

Buchungsvorschlag Überzahlung als Erlös

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank120,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferanungen und Leistungen119,00
Haben84004400Erlöse 19 % Ust.0,84
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %0,16

Buchungsvorschlag, wenn Sie dem Kunden den zuviel gezahlten Betrag gutschreiben

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank120,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferanungen und Leistungen119,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferanungen und Leistungen1,00

- Buchungsvorschlag Einkauf

1. Rechnung

S/HSKR03SKR04Name
Haben16003300Verbindlichkeiten aus Lieferanungen und Leistungen
Soll32005200Wareneingang
Soll15761406Vorsteuer 19 %

Das Belegdatum entspricht dabei dem Rechnungsdatum.

2. Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lieferanungen und Leistungen

Das Belegdatum entspricht dabei dem Datum des Zahlungsausgangs.

Collmex-Praxis

Zur Verwaltung der offenen Posten stehen Ihnen die beiden Vorlagengruppen Kunden und Lieferanten zur Verfügung.

» Inhalt

Ausgaben

Lieferanten (Einkauf)

Wareneinkauf

Alle für die Produktion oder den Verkauf bestimmten Waren, Stoffe, Erzeugnisse oder Vorräte werden als Wareneingang gebucht. Dafür stehen folgende Konten zur Verfügung:

SKR03SKR04Name
32005200Wareneingang
33005300Wareneingang 7 % Vorsteuer
34005400Wareneingang 19 % Vorsteuer

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll32005200Wareneingang100,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %19,00

» Inhalt

Differenzbesteuerung (Einkauf)

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25 a Umsatzsteuergesetz zahlen Sie die Umsatzsteuer nur auf die Differenz von Einkaufs- und Verkaufspreis.

In den von Collmex verwendeten Kontenrahmen sind keine speziellen Konten für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Damit alles nachvollziehbar bleibt, sollten Sie eigene Konten für Einkauf und Verkauf anlegen.

Konten

SKR03SKR04Name
32015201Wareneingang Einzeldifferenz
80004000Erlöse Differenzbesteuerung ohne Umsatzsteuer
80014001Erlöse Differenzbesteuerung 19 % Umsatzsteuer

Beispiel: Der Händler Müller kauft von einer Privatperson einen Tisch für 1000 €, den er für 2190 € weiterverkauft.

Buchung Einkauf (» Buchung Verkauf)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1000,00
Soll32015201Wareneingang Einzeldifferenz1000,00

» Inhalt

Warenbezugskosten (Anschaffungsnebenkosten)

Die separate Buchung der Anschaffungsnebenkosten (z.B. Transport, Verpackung) ist nicht zwingend erforderlich. Sie können in einem Betrag mit dem Kaufpreis gebucht werden.

Beispiel: Der Einzelhändler Schmidt bezieht Waren für 3.000 € + 570 € USt. = 3.570 €. Außerdem werden ihm Transportkosten in Höhe von 100 € + 19 USt = 119 €. in Rechnung gestellt.
Die Anschaffungskosten betragen also 3.689 € netto.

Buchung:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank3.689,00
Soll32005200Wareneingang3.100,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %589,00

Wenn Sie aber Information über die Höhe dieser Kosten z.B. für Kalkulationen benötigen, wenden Sie diese Buchung an:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank3.689,00
Soll32005200Wareneingang3.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %589,00
Soll38005800Anschaffungsnebenkosten 100,00

» Inhalt

Warenrücksendungen und -gutschriften (Einkauf)

Erfüllt der Verkäufer den Kaufvertrag nicht ordnungsgemäß, kommt es zu Rücksendungen von Waren und zu Gutschriften. Beispiele: mangelhafte oder falsche Waren; Lieferung erfolgte nicht innerhalb Lieferfrist.

Gutschriften auf der Einkaufsseite mindern die Anschaffungskosten (Wareneingang), die Vorsteuer sowie die Verbindlichkeiten.
Die Buchung erfolgt üblicherweise, wenn die Gutschrift vorliegt.

Beispiel: Der Einzelhändler Müller hat Waren im Wert von 5.000 € gekauft. Er erhält und bezahlt folgende Rechnung:

Warenwert5.000,00 €
Vorsteuer950,00 €
Summe5.950,00 €

Beim Auspacken stellt er fest, das die Hälfte der Ware mangelhaft ist. Er sendet die mangelhaften Teile an den Lieferanten zurück und erhält eine Gutschrift über 2.500 € + 475 € Ust. = 2.975 €.

Buchung beim Zahlungseingang der Gutschrift

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank2.975,00
Haben32005200Wareneingang2.500,00
Haben15761406Vorsteuer 19 %475,00

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Skonto, Bonus und Rabatt (Einkauf)

Skonto: Das ist der Betrag, den sich der Kunde bei der Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist vom Rechnungsbetrag abzieht. Der Skontoabzug hat für den Lieferanten eine Minderung des Ertrags und der Umsatzsteuer zur Folge. Beim Kunden mindert er die Vorsteuer und die Anschaffungskosten.

Rabatt: Ein Rabatt wird in der Regel direkt beim Ausstellen der Rechnung Preis mindernd berücksichtigt. Dabei berechnet der Lieferant die Umsatzsteuer vom bereits geminderten Rechnungsbetrag.

Bonus: Das ist ein nachträglich gewährter Preisnachlass. Er staffelt sich meist nach der Höhe des Umsatzes. Der Lieferant will damit den Kunden veranlassen möglichst viel bei ihm zu kaufen. Der Bonus mindert ebenso wie der Skonto beim Lieferanten Ertrag und Umsatzsteuer, beim Kunden Vorsteuer und Anschaffungskosten.

Rabatte, die bereits Preis mindernd auf der Rechnung berücksichtigt sind, werden in der Buchhaltung nicht erfasst. Wird ein Rabatt nachträglich gewährt oder will man die erhaltenen Rabatte gesondert buchen, steht hierfür das Konto 3770 (Erhaltene Rabatte) zur Verfügung.

Skonti können entweder auf der Habenseite des Wareneingangskontos gebucht werden oder auf das Konto 3730 (Erhaltene Skonti).
BEISPIEL: Sie haben von einem Lieferanten Waren im Wert von 1.000 € + 190 € = 1.190 € gekauft. Sie bezahlen die Rechnung acht Tage nach der Lieferung unter Abzug von 3 % Skonto.

Buchung bei Zahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.1.190,00
Haben12001800Bank1.154,30
Haben37365736Erhaltene Skonti 19 %30,00
Haben15761406Vorsteuer 19 %5,70

Bonus: Da die erhaltenen Boni die Anschaffungskosten mindern, werden auch sie üblicherweise auf ein eigenes Konto gebucht: 3740 (Erhaltene Boni).
BEISPIEL: Ihr Lieferant gewährt Ihnen am Jahresende einen Bonus von 500 € + 95 € USt.= 595 €

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank595,00
Haben37605760Erhaltene Boni 19 %500,00
Haben15761406Vorsteuer 19 %95,00

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Anzahlungen (Einkauf)

1. Buchung der Anzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank11.900,00
Soll15181186Geleistete Anzahlungen 19 %10.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %1.900,00

2. Buchung der Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.23.800,00
Soll34005400Wareneingang 19 %20.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %3.800,00

3. Auflösung der Anzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.11.900,00
Haben15181186Geleistete Anzahlungen10.000,00
Haben15761406Vorsteuer 19 %1.900,00

4. Buchung der Restzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.11.900,00
Haben12001800Bank11.900,00

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Auslandsgeschäfte (Einkauf)

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Ein innergemeinschaftlicher Erwerb liegt vor, wenn ein (vorsteuerabzugsberechtigter) Unternehmer Lieferungen von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land erhält. Er muss diese Lieferung im Inland versteuern. Die Rechnung enthält die Umsatzsteuer-ID's von Lieferant und Kunden sowie den Hinweis auf Steuerfreiheit der Lieferung. (s. §1a UStG)
BEISPIEL: Ein italienischer Unternehmer liefert 100 Anzüge zum Preis 100.000 € an einen deutschen Unternehmer.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100.000,00
Soll34255425Innergemeinschaftlicher Erwerb100.000,00
Haben17743804Umsatzsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00
Soll15741404Vorsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00

Einfuhr

Beim Wareneinkauf angefallene Zölle müssen ebenfalls nicht separat ausgewiesen werden. Zur besseren Übersicht steht aber das Konto 3850 Zölle und Einfuhrabgaben zur Verfügung. Sie können diese Kosten aber auch als allgemeine Anschaffungsnebenkosten buchen (siehe Beginn des Abschnitts).

Die bezahlte Einfuhrumsatzsteuer muss dagegen separat auf dem Konto 1588 (SKR03) bzw. 1433 (SKR04) bezahlte Einfuhrumsatzsteuer ausgewiesen werden, da sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angegeben werden muss.

Beispiel: Der Unternehmer Schmidt aus Berlin kauft von seinem Lieferanten Fischli aus der Schweiz Waren im Wert von 5.000 €. Laut Kaufvertrag schuldet der Leistungsempfänger (also Schmidt) Einfuhrumsatzsteuer sowie den Zoll. Laut Zollbescheid sind 816 € Einfuhrumsatzsteuer und 100 € Zoll zu zahlen. Schmidt erhält daher folgende Rechnung:

Warenwert5.000,00 €
Zoll100,00 €
Einfuhrumsatzsteuer816,00 €
Summe5.916,00 €
S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Haben12001800BankGesamtsumme5.916,00
Soll32005200Wareneingang Kaufpreis netto5.000,00
Soll38505840ZölleKosten für die Zollgebühren100,00
Soll15881433Bezahlte EinfuhrumsatzsteuerSteuerbetrag816,00

Sonstige Leistungen

Der Leistungsempfänger schuldet in diesem Fall die Umsatzsteuer (s. § 13b UStG):

BEISPIEL: Google-Anzeigen unter google.de. Ein Unternehmer schaltet bei dem in Irland ansässigen Unternehmen Anzeigen auf dessen deutscher Webseite. Das heißt, Google erbringt für den deutschen Unternehmer eine Leistung im Inland (Deutschland). Dafür erhält der Unternehmer eine Rechnung über 500 €. Der Unternehmer schuldet dafür Umsatzsteuer, kann aber diese als Vorsteuer abziehen.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 500,00
Soll31255925Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers500,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG95,00
Soll15771407Vorsteuer nach § 13b UStG95,00

Buchung bei Nullbesteuerung (Kleinunternehmer)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank500,00
Soll31455945Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 19% USt. ohne VSt.500,00
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG95,00
Soll21766871Nicht anrechenbare Vorsteuer 19%95,00

Auch Kleinunternehmer sind in diesem Fall umsatzsteuerpflichtig und müssen die Umsatzsteuer über die jährliche Umsatzsteuererklärung abführen. Mehr Informationen dazu in der Beschreibung der Kleinunternehmer-Regelung.

Ausländische Umsatz(Mehrwert)steuer

Sie waren mit dem Auto auf Geschäftsreise in Frankreich und haben dort für 60,00 € getankt. Der gezahlte Betrag enthält 20% französische Umsatzsteuer. Hier stellen sich zwei Fragen:

  1. Wie wird der Steuerbetrag gebucht?
  2. Kann die Vorsteuer beim (deutschen) Finanzamt geltend gemacht werden?

Der Betrag geht zunächst in voller Höhe in die Betriebsausgaben ein - in dem speziellen Fall also auf die Konten 4530 (SKR03) bzw. 6530 (SKR04)Laufende Kfz - Betriebskosten.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank60,00
Haben45306530Laufende Kfz - Betriebskosten60,00

Den gezahlten Steuerbetrag können Sie beim deutschen Finanzamt nicht geltend machen, da das Geld an den französischen - nicht an den deutschen - Fiskus geflossen ist. Es ist aber möglich, im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuholen. Wie das geht, sagen Ihnen die Auslandshandelskammern (AHK) in den entsprechenden Ländern (www.ahk.de). Da die Rückerstattung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, lohnt sich das meist nur bei größeren Beträgen.

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Leergut

Häufig kann der Käufer dem Verkäufer die Transportverpackung gegen Kostenerstattung zurückgeben. In diesem Fall ist es sinnvoll ein gesondertes Konto für die Verpackung zu führen.

Beispiel: Der Einzelhändler Schmidt erhält zu einer Warenlieferung folgende Rechnung:

Warenwert400,00 €
Transportkosten50,00 €
Verpackungskosten (6 Behälter)150,00 €
19 % Umsatzsteuer114,00 €
Summe714,00 €

1. Buchung bei Wareneingang

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank714,00
Soll32005200Wareneingang400,00
Soll38005400Anschaffungsnebenkosten50,00
Soll38305820Leergut150,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %114,00

2. Buchung nach Rückgabe des Leerguts

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank178,50
Haben38305820Leergut150,00
Haben15761406Vorsteuer 19 %28,50

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Erhaltene Provisionen

Sie erhalten von Ihrem Lieferanten Verkaufsprovisionen. Dafür stehen die Konten 8500 (SKR03) und 4569 (SKR04) zur Verfügung. Provisionen unterliegen in der Regel der Umsatzsteuer. Die Steuerbefreiung für Provisionen ist im § 4 des Umsatzsteuergesetzes (Nr. 5 und Nr. 8 ff) geregelt.

Buchung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben85004569Provisionserlöse
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %

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Baudienstleistungen

Bauunternehmer A lässt sich von Bauunternehmer B einen Rohbau errichten. Dieser stellt A dafür 80.000 € in Rechnung. Die Leistung des Subunternehmers unter § 13b Abs. 1 Nr. 4. A bucht diese wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 80.000
Soll31205920 Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer80.000
Soll15771407Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19% 15.200
Haben17873837Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19%15.200

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Sonstige Ausgaben

Porto

Wenn Portokosten entstehen z.B. für den Versand von Rechnungen, handelt es sich um eine abzugsfähige Betriebsausgaben. Das Porto der Deutschen Post ist steuerfrei und wird ohne Vorsteuer gebucht. Das Porto anderer Versender wird mit 19 % Vorsteuer gebucht.

Buchung Porto Deutsche Post

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben10001200Kasse10,00
Soll49106800Porto10,00

Buchung Porto mit Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben10001200Kasse11,90
Soll49106800Porto10,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %1,90

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Telefon-, Fax- und Internetkosten

Für Telefon-, Fax- und Internetkosten stehen in den Kontenrahmen je zwei Konten zur Verfügung.

Die Konteneinteilung und -bezeichnung ist in Zeiten der Flatrate zwar nicht mehr ganz passend, findet aber weiter Verwendung. Der Einfachheit halber empfehlen wir die Kosten für Telefon (Festnetz und Mobil) sowie für Fax und Internet auf das Konto für Telefon zu buchen.

SKR03SKR04Bezeichnung
49206805Telefon
49256810Telefax- und Internetkosten

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll49206805Telefon100,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%19,00

Bitte beachten Sie, dass beim Jahresabschluss der steuerpflichtige, private Anteil der Nutzung ermittelt werden muss.

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Bewirtung

Bei Bewirtung unterscheidet man zwischen geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungen.

Die Bewirtungsrechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:

Geschäftliche Bewirtung

Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn Sie z.B.

Die Kosten einer geschäftlichen Bewirtung dürfen nur zu 70 % als Geschäftsausgaben abzogen werden. Die Vorsteuer kann in vollem Umfang geltend gemacht werden.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Haben12001800BankBruttobetrag119,00
Soll46506640Bewirtungskosten70% des Nettobetrags70,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19 %Vorsteuer 19 % des Nettobetrags19,00
Soll46546644Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten30% des Nettobetrags30,00

Buchung mit 7 % und 19 % Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Haben12001800BankBruttobetrag226,00
Soll46506640Bewirtungskosten70% des Nettobetrags140,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19 %Steuerbetrag 19% 19,00
Soll15711401Anrechenbare Vorsteuer 7 %Steuerbetrag 7%7,00
Soll46546644Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten30% des Nettobetrags60,00

Betriebliche Bewirtung

Die Kosten der betrieblichen Bewirtung können zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Eine betriebliche Bewirtungen sind z.B.

Buchung Arbeitnehmer-Bewirtung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll41406130Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 100,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19 % (bei 7 % SKR03:1571/SKR04: 1401)19,00

Buchung betriebliche Bewirtung ohne Arbeitnehmer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank119,00
Soll46506640Bewirtungskosten100,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19 % (bei 7 % SKR03:1571/SKR04: 1401)19,00

Bewirtungen in Büro- und Geschäftsräumen

Findet die Bewirtung in den Räumen Ihrer Firma oder Praxis statt, dürfen die Bewirtungskosten nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Handelt es sich nur um Kleinigkeiten, ist der Abzug zu 100 % erlaubt.

Collmex-Praxis

Für die Buchung der geschäftlichen Bewirtung steht in der Vorlagengruppe Ausgaben die Vorlage Bewirtung zur Verfügung.

» Inhalt

Geschenke an Geschäftspartner oder Kunden

Welche Voraussetzungen muss ein Beleg erfüllen, damit er als Betriebsausgabe anerkannt wird?

Buchung Geschenke bis 35 €

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank41,65
Soll46306610Geschenke abzugsfähig35,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19 % (bei 7 % SKR03:1571/SKR04: 1401)6,65

Geschenke, die mehr als 35 € gekostet haben, werden nicht - auch nicht anteilig - als Betriebsausgabe anerkannt.

Buchung Geschenke über 35 €

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank70,00
Soll46356620Geschenke nicht abzugsfähig70,00

» Inhalt

Paypal-Gebühren

Wie Sie Paypal-Umsätze und die Gebühren buchen, wird unter diesem Link beschrieben.

» Inhalt

Fremdleistungen

Fremdleistungen sind Leistungen, die Sie einkaufen, um Waren herzustellen, Dienstleistungen zu erbringen oder das Unternehmen zu führen.

Beispiele

Zur Buchung von Fremdleistungen stehen folgende Konten zur Verfügung: 3100, 4909 (SKR03) bzw. 5900, 6303 (SKR04).

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll3100, 49095900, 6303Fremdleistungen
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%

Achtung: Kosten für (Software-)Lizenzen und Konzession anders zu buchen. Siehe Abschnitt Lizenzen, Konzessionen. Dazu gehören auch die Collmex- und Afterbuy-Gebühren.

Collmex-Praxis

Buchungsvorlage Fremdleistungen in der Vorlagengruppe Ausgaben

» Inhalt

Steuerberater- und Anwaltskosten

Die Kosten für Anwalt, Steuerberater und sonstige Berater (z.B. Unterehmensberater) werden so gebucht:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1190,00
Soll49506825Rechts- und Beratungskosten1000,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%190,00

» Inhalt

Miete und Mietkaution

Die Miete für Ihre betrieblich genutzten Räume und Miete für die Einrichtung werden auf gesonderte Konten gebucht. Gelegentlich wird Ihnen für die Miete auch Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Bitte prüfen Sie den Mietvertrag.
Die Mietkaution wird als Forderung gebucht.

Buchung Raummiete mit Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1190,00
Soll42106310Miete1000,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%190,00

Buchung Raummiete ohne Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1000,00
Soll42106310Miete1000,00

Buchung Miete für Einrichtungen mit Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1190,00
Soll49606835Mieten für Einrichtungen1000,00
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%190,00

Buchung Miete für Einrichtungen ohne Vorsteuer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1000,00
Soll49606835Mieten für Einrichtungen1000,00

Buchung Kautionszahlung

Haben12001800Bank1000,00
Soll15251350Kautionen1000,00

Buchung Rückerstattung Kaution

Soll12001800Bank1000,00
Haben15251350Kautionen1000,00

» Inhalt

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer ist eine private Steuer, die sich nicht auf den Gewinn auswirkt. Sie wird nur dann gebucht, wenn die Zahlungen über das Geschäftskonto erfolgen. Hierfür verwenden Sie die Konten Sie 1810 (SKR03) bzw. 2150 (SKR04) Privatsteuern.

Zahlung und Nachzahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll18102150Privatsteuern

Rückerstattung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben18102150Privatsteuern

» Inhalt

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer ist eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Sie wird auf die Konten 4320 (SKR03) bzw. 7610 (SKR04) Gewerbesteuer gebucht.

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll43207610Gewerbesteuer

Rückerstattung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben43207610Gewerbesteuer

Nachzahlung

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll22807640Nachzahlung Vorjahre für Steuern vom Einkommen und Ertrag

» Inhalt

Gewerbe-Anmeldung

Da die Kosten für die Gewerbeanmeldung direkt bei der Anmeldung bezahlt werden müssen und die Zahlung in der Regel bar erfolgt, buchen Sie den Betrag entweder auf das Konto Kasse oder als Privateinlage.

S/HSKR03SKR04Name
Haben10001600Kasse
Soll49006300Sonstige betriebliche Aufwendungen

Wie Sie Rückstellungen zur Gewerbesteuer behandeln, wird unter diesem Link beschrieben.

» Inhalt

Versicherungen

Bei Versicherungen sind private und betriebliche Versicherungen zu unterscheiden. Bei Versicherungen wird keine Vorsteuer abgezogen. Der gesamte Betrag (inklusive Versicherungssteuer) wird auf ein Konto gebucht.

Folgende Versicherungen werden als Betriebsausgaben erfasst:

Konten für betriebliche Versicherungen

SKR03SKR04Bezeichnung
43606400Versicherungen
45206520Kfz-Versicherungen
47506760Transportversicherungen

Folgende Versicherungen dürfen nicht als Betriebsausgaben erfasst werden:

Tritt ein Versicherungsfall ein und die Versicherung zahlt, muss die Zahlung als Betriebseinnahme gebucht und versteuert werden. Die Buchung erfolgt auf die Konten 2742 (SKR03) bzw. 4970 (SKR04).

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Säumnis- und Verspätungszuschläge

Für die Buchung der Säumnis- und Verspätungszuschläge für Ihre Betriebssteuererklärungen oder -voranmeldungen stehen folgende Konten zur Verfügung:

SKR03SKR04Bezeichnung
43966436Steuerlich abzugsfähige Verspätungszuschläge und Zwangsgelder

» Inhalt

Beiträge

Beiträge an berufsständische Organisationen, die berufsspezifische Interessen vertreten und Pflichtbeiträge an Kammern (IHK, HWK) können als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dafür stehen die Konten 4380 (SKR03) und 6420 (SKR04) zur Verfügung.

Nicht abzugsfähig sind z.B. Beiträge an Versorgungseinrichtungen. Diese Ausgaben werden als Privatentnahmen gebucht

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll43806420Beiträge

» Inhalt

Spenden

Spenden sind nur zum Teil steuerlich abziehbar. Dafür ist aber ein Spendenquittung erforderlich. Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:

SKR03SKR04Name
23806390Zuwendungen, Spenden, steuerlich nicht abziehbar
23816391Zuwendungen, Spenden für wissenschaftliche und kulturelle Zwecke
23826392Zuwendungen, Spenden für mildtätige Zwecke
23836393Zuwendungen, Spenden für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke
23846394Zuwendungen, Spenden an politische Parteien
23876395Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für gemeinnützige Zwecke i.S.d. § 52 Abs. 2 Nr. 1-3 AO
23886396Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für gemeinnützige Zwecke i.S.d. § 52 Abs. 2 Nr. 4 AO
23896397Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke
23906398Zuwendungen, Spenden an Stiftungen für wissenschaftliche, mildtätige und kulturelle Zwecke

Buchungsbeispiel für eine Geldzuwendung/Spende

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100,00
Soll23826392Zuwendungen, Spenden für mildtätige Zwecke100,00

Eine Zuwendung/Spende kann auch in Form von Arbeiten erfolgen.
BEISPIEL: Ein Webdesigner gestaltet unentgeltlich die Webseite einer kirchlichen Organisation. Die Leistung hätte mit Umsatzsteuer 1190,00 € gekostet.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben84004400Erlöse 19 %1.000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %190,00
Soll23836393Zuwendungen, Spenden für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke1.190,00

Collmex-Praxis

Die Konten legen Sie in Collmex unter Verwaltung --> Konto selbst an. Sie stehen im Standard nicht zur Verfügung.

» Inhalt

Lizenzen, Konzessionen

Durch die Änderung im Gewerbesteuer-Gesetz § 8 1.f sind Aufwendungen ab 1.1.2008 für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (insbesondere Konzessionen und Lizenzen) für die Gewerbesteuer relevant. Deshalb sollten diese Kosten gesondert gebucht werden. Dazu gehören auch die monatlichen Collmex-Gebühren. In der Buchhaltung wurden deshalb die neuen Konten 4964 (SKR03) und 6837 (SKR04) eingeführt.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll49646837Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%

Beachten Sie, dass für die Gewerbesteuer ein Freibetrag von 100.000 € für solche Aufwendungen gilt. Für die meisten kleineren Unternehmen hat die Regelung in der Praxis deshalb keine Auswirkung.

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Sonstige betriebliche Aufwendungen

Alle betrieblich veranlassten Ausgaben, für die es keine eigenen Konten gibt (z.B. Installationskosten für Betriebsausstatttung), buchen Sie auf die Konten für Sonstige betriebliche Aufwendungen.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll2300 oder 49006300Sonstige betriebliche Aufwendungen
Soll15761406Anrechenbare Vorsteuer 19%

Diebstahl und andere Verluste des Umlaufvermögens

Wurden Werte des Umlaufvermögen gestohlen oder zerstört, wird der Verlust als Betriebsausgabe gebucht.

Beispiel: Die Firmen-EC-Karte wurde gestohlen und es wurden 2.000 € vom Geschäftskonto abgehoben.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank2.000
Soll23256905Verluste aus Abgang von Umlaufvermögen2.000

» Inhalt

Reisekosten (Unternehmer, Arbeitnehmer)

Reisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer überwiegend beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören:

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig ist.

Ist die Reise teilweise privater Natur, muss der private Anteil ermittelt und herausgerechnet werden.

Reiseweg und Reisedauer müssen aufgezeichnet und anhand von Belegen nachgewiesen werden.

Verpflegungskosten

Egal, wie viel Geld Sie auf Ihren Dienstreisen für Verpflegung ausgegeben haben, kann pro Tag nur eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die Abrechnung erfolgt pro Kalendertag.

Bei Inlandsreisen gelten folgende Sätze:

weniger als 8 Stunden0,00 €
8 - weniger 14 Stunden6,00 €
14 - weniger 24 Stunden12,00 €
24 Stunden24,00 €

Hier finden Sie alle Auslandspauschalen. War eine Reise im Inland und im Ausland, so gilt für den Kalendertag, der im In- und Ausland verbracht wurde, die Auslandspauschale. Wurden an einem Tag mehrere Länder bereist, gilt die Pauschale für das Land, das zuletzt an diesem Tag erreicht wurde.

Collmex-Praxis

In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind alle aktuellen Verpflegungspauschalen hinterlegt. Es ist allerdings nicht möglich sogenannte Kettenreisen (mehrere Reiseziele) zu erfassen. In diesem Fall wird für jedes Reiseziel eine eigene Reise angelegt.

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Übernachtungskosten

Als Unternehmer können Sie nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Kosten für Frühstück, Minibar und sonstiges müssen herausgerechnet werden. Der Arbeitgeber kann aber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten nach Pauschalen oder den tatsächlich angefallenen Kosten ersetzen. Ist das Frühstück bereits im Übernachtungspreis enthalten, muss pro Übernachtung eine Pauschale von 4,80 € bei Übernachtungen im Inland herausgerechnet werden. Fand die Übernachtung im Ausland statt, wird der Übernachtungsbetrag um 20 % der max. Verpflegungspauschale reduziert.

Beispiel: Sie waren auf Geschäftsreise in Frankreich und haben einmal übernachtet. Die Rechnung beträgt 150 €. Das Frühstück war im Preis inbegriffen. Die max. Verpflegungspauschale für Frankreich beträgt 41 €. 20 % davon sind 8,20 €. Sie müssen also von 150 € 8,20 € für das Frühstück abziehen. Es verbleiben 141,80 € als Betriebsausgabe.

Collmex-Praxis

In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind alle aktuellen Übernachtungspauschalen hinterlegt. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer im Programm angelegt, werden keine Übernachtungspauschalen berechnet.

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Fahrtkosten

Alle tatsächlich angefallenen Fahrtkosten (Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Schiff) sind als Betriebsausgaben abzugsfähig bzw. können dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.
Bei Fahrten mit einem Privat-Fahrzeug werden die Kosten pauschal pro Kilometer abgerechnet. Die Höhe der Pauschale ist abhängig von dem verwendeten Fahrzeug.

FahrzeugKilometerpauschale (€/km)
Pkw0,30
Motorrad & Motorroller0,13
Moped & Mofa0,08
Fahrrad0,05

Möglich ist außerdem, dass Sie die Kosten mit einem individuellen Kilometersatz abrechnen. Das ist sinnvoll, wenn Sie ein kostenintensives Fahrzeug haben (hohe Unterhaltungskosten, hoher Kaufpreis). Als Berechnungsgrundlage werden alle Kosten berücksichtigt, die im Zusammenhang mit der Unterhaltung des Fahrzeugs stehen:
Sind Sie mit dem Geschäftswagen gefahren, werden die Kosten als "Kfz-Kosten" erfasst und fließen nicht mit in die Reisekostenabrechnung ein.

Collmex-Praxis

In der Reisekostenabrechnung von Collmex sind die aktuellen Kilometerpauschalen für PKW und Mitfahrer hinterlegt.

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Nebenkosten

Aufwendungen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind und nicht zu den anderen Kostenarten gehören, können ebenfalls als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu gehören:

Kosten für Gegenstände des persönlichen Bedarfs, die im Rahmen der Reise anfallen, sind keine Betriebsausgaben. Dazu gehören:

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Buchung von Reisekosten

Bei Auszahlung der Reisekosten über die Bank verwenden Sie statt dem Konto Kasse das Konto Bank. Zahlt sich der Unternehmer die Reisekosten nicht aus, erfolgt die Buchung auf das Konto Privateinlagen (nur bei Personengesellschaften).

Reisekosten Unternehmer

S/HSKR03SKR04Name
Haben10001600Kasse
Soll46706670Reisekosten Unternehmer

Reisekosten Arbeitnehmer

S/HSKR03SKR04Name
Haben10001600Kasse
Soll46606650Reisekosten Arbeitnehmer

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Weiterberechnung an Kunden

Ob und wie Sie Reisekosten an Kunden weiter berechnen bleibt Ihnen überlassen, d.h. Sie sind nicht an die gesetzlich festgelegten Sätze gebunden. Die Fakturierung von Reisekosten an Kunden ist ein getrennter Geschäftsvorfall, der mit der eigentlichen Reisekostenabrechnung nichts zu tun hat. Sofern Reisekosten weiterberechnet werden können, erscheinen diese üblicherweise in der Kundenrechnung als separate Position. Die Verbuchung erfolgt dann im Rahmen der Ausgangsrechnung auf die üblichen Erlös- und Steuerkonten wie bei jeder anderen Ausgangsrechnung auch.

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Einnahmen/Verkauf

Warenverkauf

Wenn Sie Waren verkaufen, gibt zwei Möglichkeiten der Buchung:

1. Buchung bei Bezahlung der Rechnung (Nicht bei Soll-Besteuerung): Das ist die einfachste Lösung, hat aber den Nachteil, dass Sie keinen Überblick über noch zu zahlende Rechnungen (Offene Posten) haben.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank119,00
Haben84104410Erlöse 19 %100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19,00

2. Buchung in zwei Stufen

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00
Haben84104410Erlöse 19 %100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19,00
S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank119,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen119,00

Collmex-Praxis

Für die Buchung in zwei Stufen stehen in Collmex buchhaltung basic, basic, plus, pro und verein Buchungsvorlagen unter der Rubrik "Kunden" zur Verfügung. Wenn Sie Rechnungen mit Collmex erstellen, können Sie diese direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Für die Buchung bei Zahlung der Rechnung finden Sie die Vorlage unter "Einnahmen/Ausgaben" bzw. unter "Ausgaben" in Collmex buchhaltung light.

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Differenzbesteuerung (Verkauf)

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25 a Umsatzsteuergesetz zahlen Sie die Umsatzsteuer nur auf die Differenz von Einkaufs- und Verkaufspreis.

In den von Collmex verwendeten Kontenrahmen sind keine speziellen Konten für die Differenzbesteuerung vorgesehen. Damit alles nachvollziehbar bleibt, sollten Sie eigene Konten für Einkauf und Verkauf anlegen.

Beispiel: Der Händler Müller kauft von einer Privatperson einen Tisch für 1000 €, den er für 2190 € weiterverkauft.

Buchung Verkauf (» Buchung Einkauf)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank2190,00
Haben80004000Erlöse Differenzbesteuerung ohne Umsatzsteuer1000,00
Haben80014001Erlöse Differenzbesteuerung 19 % Umsatzsteuer1000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %190,00

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Warenvertriebskosten

Beim Vertrieb von Waren können folgende Kosten anfallen:

Vertriebskosten können entweder auf das Konto 4700 gebucht werden oder getrennt auf die folgenden Konten:

SKR03SKR04Name
47106710Verpackungsmaterial
47306740Ausgangsfrachten
47506760Transportversicherungen
47606770Verkaufsprovisionen
47806780Fremdarbeiten (Vertrieb)

Beispiel: Der Unternehmer Kienzle aus Stuttgart liefert an den Einzelhändler Abbinger aus München Waren per Bahn. Die Lieferung erfolgt frei Haus. Das heißt, die Kosten gehen zu Lasten des Lieferanten Kienzle. Dieser erhält folgende Rechnung:

Fracht200,00 €
19 % Umsatzsteuer38,00 €
Summe238,00 €

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank238,00
Soll47306740Ausgangsfrachten200,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %38,00

Berechnet der Lieferant dem Kunden die Vertriebskosten, so muss der Lieferant diese als Erlöse zu buchen.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank 238,00
Haben84104410Erlöse 19 %200,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %38,00

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Warenrücksendungen und -gutschriften (Verkauf)

Kommt es zu Gutschriften auf der Verkaufsseite, so schmälern diese den Verkaufserlös, die Umsatzsteuer sowie die Forderungen.

Ein Lieferant hat einem Kunden Waren im Wert von 3.000 € + 570 € USt. = 3570 € geliefert. Der Kunde sendet einen Teil der Ware wegen Mängeln zurück. Der Lieferant erteilt seinem Kunden eine Gutschrift über 1.000 € + 190 € USt. = 1190 €.

Buchung bei Zahlungsausgang der Gutschrift

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 1.190,00
Soll84104410Erlöse 19 %1.000,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19 %190,00

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Skonto, Bonus und Rabatt (Verkauf)

Skonto: Das ist der Betrag, den sich der Kunde bei der Zahlung innerhalb einer vereinbarten Frist vom Rechnungsbetrag abzieht. Der Skontoabzug hat für den Lieferanten eine Minderung des Ertrags und der Umsatzsteuer zur Folge. Beim Kunden mindert er die Vorsteuer und die Anschaffungskosten.

Rabatt: Ein Rabatt wird in der Regel direkt beim Ausstellen der Rechnung Preis mindernd berücksichtigt. Dabei berechnet der Lieferant die Umsatzsteuer vom bereits geminderten Rechnungsbetrag.

Bonus: Das ist ein nachträglich gewährter Preisnachlass. Er staffelt sich meist nach der Höhe des Umsatzes. Der Lieferant will damit den Kunden veranlassen möglichst viel bei ihm zu kaufen. Der Bonus mindert ebenso wie der Skonto beim Lieferanten Ertrag und Umsatzsteuer, beim Kunden Vorsteuer und Anschaffungskosten.

Rabatte, die bereits Preis mindernd auf der Rechnung berücksichtigt sind, werden in der Buchhaltung nicht erfasst. Wird ein Rabatt nachträglich gewährt oder will man die gewährten Rabatte gesondert buchen, stehen hierfür die Konten 8790 (SKR03) und 4790 (SKR04) zur Verfügung.

Skonti mindern den Erlös und werden auf einem gesonderten Konto erfasst.
BEISPIEL: Sie haben waren im Wert von 10.000 € + 1.900 € USt. = 11.900 € verkauft. Der Kunde zahlt innerhalb der vereinbarten Frist von 14 Tagen und zieht 3 % (357 €) vom Rechnungsbetrag ab.

Buchung bei Zahlungseingang

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank11.543,00
Soll87364736Gewährte Skonti 19 %300,00
Soll17763806USt. 19 %57,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.11.900,00

Boni mindern den Erlös und werden auf die Konten 8736 (SKR03) und 4736 (SKR04) gebucht.
BEISPIEL: Sie gewähren einem Kunden am Jahresende einen Bonus von 1.000 € + 190 € USt. = 1.190 €.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank 1.190,00
Soll87604760Gewährte Boni 19 %1.000,00
Soll17763806USt. 19 %190,00

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Mahngebühren (Verkauf)

Ein Kunde zahlt die Rechnung nicht fristgerecht. Sie mahnen ihn und fordern ihn zur Zahlung der Rechnung mit Mahngebühren auf. Daraufhin bezahlt der Kunde die Rechnung inklusive Mahngebühren.
Die Gebühren stellen für Sie einen Erlös dar, der umsatzsteuerlich nicht relevant ist.

BEISPIEL: Der Kunde hat 101,00 € überwiesen. Darin sind 1,00 € Mahngebühr enthalten.

Buchung bei der Verwaltung offener Posten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank101,00
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen und Leistungen100,00
Haben86004830Sonstige betriebliche Erlöse1,00

Buchung ohne offene Posten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank101,00
Haben86004830Sonstige betriebliche Erlöse1,00
Haben84004400Erlöse 19 %84,03
Haben17763806USt. 19 %15,97

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Provisionen (Verkauf)

Sie gewähren Ihrem Geschäftspartner Provisionen für den Verkauf Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Für die Buchung stehen die Konten 4760 (SKR03) und 6770 (SKR04) zur Verfügung.

S/HSKR03SKR04Name
Haben12001800Bank
Soll47606770Verkaufsprovisionen
Soll15761406Vorsteuer 19 %

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Rücklastschrift (Rückbuchung)

Wenn Sie von Ihrem Kunden den Rechnungbetrag per Lastschrift einziehen und dessen Konto nicht gedeckt ist, die Bankverbindung nicht korrekt ist oder der Kunde Widerspruch gegen die Lastschrift eingelegt hat, kommt es zur Rückbuchung, der so genannten Rücklastschrift. Die Kosten für die Rücklastschrift dürfen die Banken seit dem BGH-Urteil vom 8.3.2005 nicht mehr direkt dem Kontoinhaber in Rechnung stellen. Statt dessen reicht die Schuldner-Bank (Bank des Kunden) die Kosten an die Gläubiger-Bank (=Ihre Bank) weiter. Diese belastet dann wiederum Ihr Konto mit dem ursprünglichen Betrag, den Gebühren der Schuldner-Bank plus den Gebühren der Gläubiger-Bank.

Ihr Konto wird belastet um:

Die Rücklastschrift hat zur Folge, dass Ihr Erlös verringert wird und damit auch Ihre Umsatzsteuer-Schuld. Außerdem sind Ihnen Kosten (Rücklastschrift-Gebühr) entstanden.

Beispiel: Sie haben von Ihrem Kunden 11,90 € eingezogen. Dessen Konto war nicht gedeckt. Es kommt zur Rücklastschrift. Außerdem berechnet Ihnen die Bank eine Gebühr von 8,50 €.

Die folgende Buchung hat keinen Bezug mehr zu der Rechnung. Bei der Buchung wird Ihr Erlös und die Umsatzsteuerschuld gemindert. Die Rücklastschrift-Gebühr wird als Aufwand gebucht.

Buchung Bankumsatz (1)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank20,40
Soll84004400Erlöse 19% 10,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19 %1,90
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs8,50

Sofern die Lastschrift berechtigt war, dürfen Sie die Rücklastschrift-Gebühren laut dem BGH-Urteil vom 2.3.2005 an Ihren Kunden weiter berechnen. In diesem Fall, müssen Sie zusätzlich Umsatzsteuer in Rechnung stellen, weil es sich um eine Nebenleistung (zur eigentlichen Leistung) handelt. Für Sie ist das also ein Erlös. Sie erstellen dafür eine Rechnung, die wie folgt gebucht wird:

Buchung Rechnung über die Rücklastschrift-Gebühr

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen und ....10,12
Haben84004400Erlöse 19% 8,50
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %1,62

Entscheidet sich der Kunde für eine erneute Lastschrift oder möchte er das Geld überweisen, stornieren Sie die erste Buchung (1) und erzeugen eine neue Forderung. Auch diese hat keinen Bezug mehr zu der Rechnung. Sie sollten deshalb im Belegtext die Rechnungsnummer angeben (z.B. Rücklastschrift zur Rechnung 4711)

Buchung Bankumsatz (2)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank20,40
Soll14001200Forderungen aus Lieferungen ...11,90
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs8,50

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Forderungsverlust

Sie haben Ihrem Kunden für die erbrachte Leistung eine Rechnung ausgestellt. Der Kunde hat auch nach wiederholter Mahnung nicht gezahlt. Wenn Sie damit rechnen, dass Sie keine Zahlung mehr erhalten werden, buchen Sie den offenen Posten als Forderungslverlust aus.

Buchungsbeispiel

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll24066936Forderungsverluste 19% 100,00
Soll17763806Umsatzsteuer 19 %19,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. und. Leist.119,00

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Inkasso-Kosten (Verkauf)

Wenn Sie Ihre Forderungen über ein Inkasso-Unternehmen eintreiben, fallen dabei Kosten an, die als Betriebsausgaben abziehbar sind. Die Inkasso-Kosten sind Nebenkosten des Geldverkehrs und werden auf die Konten 4970 (SKR03) bzw. 6855 (SKR04) gebucht.

Beispiel: Sie erhalten folgende Rechnung vom Inkasso-Unternehmen:

Inkasso-Rechnung
Inkassokosten netto71,50 €
Umsatzsteuer 19 %13,59 €
Summe85,09 €

Überwiesen werden Ihnen vom Inkasso-Unternehmen 24,39 €. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

Zahlung des Schuldners109,48 €
- Inkasso-Kosten incl. Ust.85,09 €
Summe24,39 €

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank24,39
Haben14001200Forderungen aus Lieferungen ...109,48
Soll49706855Nebenkosten des Geldverkehrs71,50
Soll15763806Umsatzsteuer 19 %13,59

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Porto (Verkauf)

Druckereien und Werbeagenturen übernehmen häufig den Versand von Werbe- oder Informationssendungen für Ihre Kunden. Ist auf der Sendung der Kunde als Absender genannt, stellt das Porto für die Druckerei oder Werbeagentur einen durchlaufenden Posten dar.

Beispiel: Die Agentur Schmidt macht ein Briefmailing für den Kunden ABC und stellt diesem 1.190 € für die Erstellung des Mailings und 300 € Porto in Rechnung.

Buchung des Portos als durchlaufender Posten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank1.490,00
Haben84006800Erlöse 19 %1.000,00
Haben17766800Vorsteuer 19 %190,00
Haben15901370Durchlaufender Posten300,00

Buchung der Porto-Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank300,00
Soll15901370Durchlaufender Posten300,00

Ist der Absender nicht genannt, wird der gesamte Rechnungsbetrag auf das Erlöskonto gebucht. Das Gleiche gilt für Versandhändler. Auch hier wird das Porto dem Kunden umsatzsteuerpflichtig in Rechnung gestellt und als Erlös gebucht.

Umsatzsteuer bei Versandkosten

Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR).

Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank1.547,00
Haben84006800Erlöse 19 %1.300,00
Haben17766800Vorsteuer 19 %247,00

Collmex-Praxis

Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite.

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Anzahlungen (Verkauf)

Die erhaltene Anzahlung ist noch kein betrieblicher Erfolg, weil die Leistung noch nicht erbracht bzw. die Lieferung noch nicht erfolgt ist. Sie muss deshalb auf ein spezielles Konto gebucht werden: 1718 (SKR03) bzw. 3270 (SKR04) Erhaltene Anzahlungen.
BEISPIEL: Sie erhalten am 10.6.2007 von einem Kunden eine Anzahlung von 11.900 € für die Bestellung von Waren. Am 15.6.2007 erhält der Kunde die Ware und erhält folgende Rechnung:

Warenwert20.000 €
Umsatzsteuer 19 %3.800,00 €
Summe23.800,00 €
- Anzahlung vom 10.6.200710.000,00 €
+ USt. 19 %1.900,00 €
Summe Anzahlung11.900,00 €
Noch zu zahlen11.900,00 €

1. Buchung der Anzahlung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank11.900,00
Haben17183272Erhaltene Anzahlungen 19 % Ust.10.000,00
Haben17763806USt. 19 %1.900,00

2. Buchung der Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.23.800,00
Haben84004400Erlöse 19 %20.000,00
Haben17753805USt. 19 %3.800,00

3. Konto "Erhaltene Anzahlungen" auflösen

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.11.900,00
Soll17183272Erhaltene Anzahlungen 19 % Ust10.000,00
Soll17763806USt. 19 %1.900,00

4. Am 20.6.2007 bezahlt der Kunde den Restbetrag von 11.900,00 €.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank11.900,00
Haben14001200Forderungen aus Lief. u. Leist.11.900,00

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Auslandsgeschäfte (Verkauf)

Innergemeinschaftliche Lieferung

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn Sie einen Gegenstand vom Inland in ein anderes EU-Land liefern. In der Regel ist diese Lieferung steuerfrei. Voraussetzung ist, dass der Abnehmer ein Unternehmen mit UStId ist. (s. §6a UStG)
BEISPIEL: Sie liefern an einen spanischen Unternehmer (mit Umsatzsteuer-ID) Geräte im Wert von 20.000 €.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank20.000,00
Haben81254125Steuerfreie innergemein. Lieferungen20.000,00

Ausfuhrlieferung

Eine Ausfuhrlieferung liegt vor, wenn Sie einen Gegenstand vom Inland in ein Drittland (außerhalb der EU) liefern. In der Regel ist diese Lieferung steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die Ausfuhr nachgewiesen werden kann. Beim Abnehmer kann es sich auch um eine Privatperson handeln. (s. §6 UStG)
BEISPIEL: Sie liefern Maschinen im Wert von 30.000 € an einen Abnehmer in der Schweiz.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank30.000,00
Haben81204120Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 1a UStG30.000,00

Sonstige Leistungen

Bei sonstigen Leistungen ist der Ort der sonstigen Leistung entscheidend. Dieser ist in §3a UStG definiert. Ist der Ort in Deutschland, unterliegt der Umsatz der Umsatzsteuer, andernfalls ist er nicht steuerbar. Wo der Ort der sonstigen Leistung liegt, ist jedoch reine Definitionssache und hat nur beschränkt damit zu tun, wo der Unternehmer tatsächlich tätig wurde. So gilt z.B. eine Leistung als Ingenieur immer als beim Kunden ausgeführt, auch wenn der Ingenieur komplett von seinem Büro aus in Deutschland gearbeitet hat (§3a Abs 3). Bei anderen Leistungen (z.B. Bauleistungen), kommt es wiederum darauf an, wo das Grundstück liegt, auf dem die Leistung erbracht wurde. (§3a Abs 2).

ProduktFirmenkunde EUPrivatkunde EUFirmenkunde DrittlandPrivatkunde Drittland
Leistung nach §3a Abs 2 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbarje nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar
Leistung nach §3a Abs 3/4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)nicht steuerbar7/19%nicht steuerbarnicht steuerbar
Andere sonst. Leistungen gelten als am Firmensitz ausgeführt (§3a Abs 1)7/19%7/19%7/19%7/19%

BEISPIEL: Sie sind Unternehmensberater und beraten einen Kunden mit Sitz im EU-Ausland

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank10.000,00
Haben83394339Nicht steuerbare Umsätze EU10.000,00

Collmex-Praxis

In den Collmex Komplettpaketen sowie Collmex rechnung steuern Sie verschiedenen Fälle über die Produktart (Artikel/Dienstleistung), die Lieferadresse, die UStId im Kundenstamm sowie dem Kennzeichen 'USt auch im Ausland' (bei sonstigen Leistungen nach §3a Abs 1) sowie dem Kennzeichen 'Privatperson' im Kundenstamm. Wenn Sie die Rechnung in die Buchhaltung übernehmen, werden automatisch die entsprechenden Konten gebucht.

» Inhalt

Mieteinnahmen

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit.

Buchung steuerfreie Erlöse aus Mieteinnahmen

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben81054105Steuerfreie Erlöse nach § 4 Nr. 12 Ustg

Erlöse, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind oder wo auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet wurde, werden auf die Erlöskonten 8400 (SKR03) und 4400 (SKR04) Erlöse 19 % Ust. gebucht.

Buchung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben84004400Erlöse 19 % Ust
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %

Collmex-Praxis

Die Konten 8105 bzw. 4105 legen Sie unter Verwaltung --> Konto selbst an. Sie sind standardmäßig nicht Collmex-Kontenrahmen enthalten.

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Gutscheine

Sie verkaufen an Ihre Kunden Gutscheine. Dabei stellt sich umsatzsteuerlich die Frage, wann eine umsatzsteuerpflichtige Leistung vorliegt. Also ob bereits die Ausgabe des Gutscheins der Umsatzsteuer unterliegt oder erst dessen Einlösung.

Umsatzsteuerlich sind zwei Fälle zu unterscheiden:

1. Allgemeiner Gutschein: Wird in dem Gutschein keine konkrete Ware oder Leistung bezeichnet, handelt es sich um einen Tausch des Zahlungsmittels (Geld gegen Gutschein). Die Ausgabe des Gutscheins stellt noch keine Lieferung dar. Es liegt auch keine Anzahlung vor. Erst bei der Einlösung des Gutscheins wird die Umsatzsteuer fällig.

Buchungsbeispiel bei Ausgabe

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben17003500Sonstige Verbindlichkeiten

Buchungsbeispiel beim Einlösen

S/HSKR03SKR04Name
Soll17003500Sonstige Verbindlichkeiten
Haben84004400Erlöse 19 % Ust
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %

Hinweis. Alternativ können Sie für die Gutscheine ein eigenes Verbindlichkeitskonto anlegen.

2. Spezieller Gutschein: Stellen Sie den Gutschein für eine bestimmte Leistung oder Ware aus, unterliegt der gezahlte Betrag als Anzahlung der Umsatzsteuer.

Buchung wie 1. - 3. bei Anzahlungen im Verkauf

» Inhalt

Anlagen

Ein Posten der Bilanz heißt Anlagevermögen. Zum Anlagevermögen gehören nur Dinge, die dem Betrieb auf die Dauer dienen sollen. Dazu gehören immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. Rechte, Patente, Lizenzen), Sachanlagen (z.B. Grundstücke, Bauten, Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) und Finanzanlagen (z.B. Wertpapiere, Beteiligungen).
Beim Anlagevermögen unterscheidet man zwischen abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagevermögen:

Collmex-Praxis

Für die Buchung von Anlagegütern stehen eine eigene Vorlagengruppe bzw. eigene Vorlagen zur Verfügung. In Collmex buchhaltung light befinden sich die Vorlagen für die Anlagen in der Vorlagengruppe Ausgaben.

» Inhalt

Kauf von Anlagevermögen (Sachanlagen)

Beim Kauf einer Anlage werden die Anschaffungskosten auf die entsprechenden Anlagekonten gebucht. Die Vorsteuer kann sofort geltend gemacht werden.

Berechnung der Anschaffungskosten:

Kaufpreis (Netto)
+Nebenkosten (z.B. Maklerprovisionen, Montagekosten, Transportkosten - netto)
-Preisminderungen (Boni, Skonti, Rabatte, Preisnachlässe - netto)
=Anschaffungskosten

Beipiel: Der Unternehmer Müller hat am 1.3.2007 eine Maschine für 14.280 € (incl. 2.280 € Vorsteuer) gekauft.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank14.280,00
Soll210440Maschinen12.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %2.280,00

Ausnahme sind Anlagen, deren Anschaffungskosten bis 1.000 € betragen, sog. geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Collmex-Praxis

Wenn Sie eine Anlage vor der Nutzung von Collmex gekauft haben, buchen Sie nicht den Anlagenkauf sondern den Restbuchwert der Anlage als Saldenvortrag. In der Anlagenverwaltung geben Sie den Netto-Kaufpreis ein.

Beispiel: Sie haben einen Pkw am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie mit der Nutzung von Collmex begonnen. Der Pkw wurde bereits über zwei Jahre (2006-2007) abgeschrieben und hat nun einen Wert von 26,250 €.

Buchung zum 1.1.2007

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll320520Pkw26.250,00
Haben90009000Saldenvorträge26.250,00

Innergemeinschaftlicher Erwerb von Anlagen

Ein Anlagenkauf wird normalerweise auf das Anlagenkonto gebucht und nicht auf ein Aufwandskonto, da betrieblicher Aufwand erst mit den Abschreibungen entsteht und nicht schon beim Kauf. Auf der anderen Seite muss der Anlagenkauf auf das Konto 3425/5425 gebucht werden, damit der Betrag in der Umsatzsteuervoranmeldung erscheint. Aus diesem Grund wird die Buchung auf das Konto 3425/5425 durch eine gleichzeitige Gegenbuchung wieder ausgeglichen.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100.000,00
Soll200400Technische Anlagen und Maschinen100.000,00
Haben32005200Wareneingang100.000,00
Soll34255425Innergemeinschaftlicher Erwerb100.000,00
Haben17743804Umsatzsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00
Soll15741404Vorsteuer aus innergemein. Erwerb19.000,00

» Inhalt

Abschreibungsarten

Lineare Abschreibung: Hierbei werden die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt.
BEISPIEL: Der Unternehmer Müller kauft einen Computer für 1.500 € Die Nutzungsdauer für Computer beträgt drei Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt 500 € (1.500 : 3 Jahre = 500).

Degressive Abschreibung (Achtung! Darf für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungsdatum nach dem 31.12.2007 nicht angewendet werden.): Bei dieser Methode wird in fallenden Beträgen abgeschrieben. Das hat den Vorteil, dass bereits im Jahr des Anlagenkaufs ein relativ hoher Betrag abgeschrieben werden kann.

Der Abschreibungssatz ist bei der degressiven Abschreibung grundsätzlich auf den letzten Buchwert am Ende des letzten Wirtschaftsjahres anzuwenden. Dabei darf der Abschreibungssatz maximal das Zweifache des linearen Abschreibungssatzes betragen und 20 Prozent nicht übersteigen (gilt ab 1.1.2001).
BEISPIEL: Ein Unternehmer erwirbt eine Maschine im Wert von 20.000 € mit einer Nutzungsdauer von 12 Jahren. Er schreibt seinen Neuerwerb degressiv ab.
Die Abschreibung errechnet sich wie folgt:
Abschreibungssatz = 16,67 % (100 Prozent / 12 Jahre = 8,33 % (linearer Abschreibungssatz); 2-facher linearer Abschreibungssatz: 2 x 8,33 % = 16,67 % (degressiver Abschreibungssatz))

1. Jahr: 20.000 € (Buchwert) x 16,67 % = 3.334 € (Abschreibungsbetrag);
2. Jahr: 16.666 € (Restbuchwert) x 16,67 % = 2.778 € (Abschreibungsbetrag)
3. Jahr: 13.888 € (Restbuchwert) x 16,67 % = 2.315 € (Abschreibungsbetrag)
4. Jahr: ...

» Inhalt

Abschreibung

Wenn Sie ein Wirtschaftgut für Ihr Unternehmen kaufen, das zum Anlagevermögen gehört, können Sie den Kaufpreis nicht sofort als Betriebsausgabe buchen, wenn

Diese Wirtschaftsgüter müssen Sie "abschreiben". Das heißt, Sie buchen jedes Jahr nur einen bestimmten Betrag als Betriebsausgabe. Das ist die so genannte Abschreibung. Die Buchung der Abschreibung erfolgt entweder jährlich in einer Buchung oder monatlich.
Die Höhe des Betrages richtet sich nach der Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes und der gewählten Abschreibungsmethode. Über welchen Zeitraum ein Wirtschaftsgut abgeschrieben wird, ist in der Abschreibungstabelle des Bundesfinanzministeriums definiert.

Haben Sie das Wirtschaftsgut nicht im ersten Monat des Wirtschaftjahres gekauft, darf nicht der volle Jahresbetrag abgeschrieben werden. Stattdessen wird monatsgenau gerechnet.
BEISPIEL: Das Wirtschaftsjahr beginnt am 1.Januar. Im März wurde eine Maschine angeschafft, deren jährliche Abschreibung 1.200 € beträgt. Für das Jahr der Anschaffung dürfen hier nur 1.000 € (10 Monate x 1/12 von 1.200) abgeschrieben werden.

Buchungsbeispiel

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll48306220Abschreibungen auf Sachanlagen1.000,00
Haben210440Maschinen1.000,00

Collmex-Praxis

In Collmex steht ein automatischer Abschreibungslauf zur Verfügung, mit dem alle Anlagen in einem Arbeitsschritt abgeschrieben werden können. Wenn Sie manuelle Abschreibungen vornehmen möchten, verwenden Sie die Vorlage Abschreibung in der Vorlagengruppe Anlagen.

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Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Vor 2008 konnten Wirtschaftsgüter bis zu einer Grenze von 410 € netto sofort abgeschrieben werden. Die Grenze verringert sich ab 2008 auf 150 €, d.h. nur noch bei einem Anschaffungswert unter 150 € kann der Kauf direkt als Betriebsausgabe gebucht werden.

Für Wirtschaftsgüter von über 150 bis maximal 1.000 € gilt eine Poollösung. Sämtliche Wirtschaftsgüter, die innerhalb eines Jahres angeschafft werden und die oben genannte Wertgrenze nicht überschreiten, werden in einem Pool zusammengefasst. Jeder Pool wird wie ein einzelnes Wirtschaftsgut behandelt und über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben unabhängig von Veräußerungen, Entnahmen oder Wertminderungen. Die Regelung gilt für alle Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden.

Buchung beim Kauf eines Wirtschaftsgutes, das über 150 bis 1.000 € (ohne Mehrwertsteuer) kostet.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1.190,00
Soll480670Geringwertige Wirtschaftsgüter1.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %190,00

Collmex-Praxis

Für den Anlagen-Pool steht in der Anlagenverwaltung eine eigene Funktion zur Verfügung (nicht in allen Versionen).

Vorgehensweise (nicht für Collmex buchhaltung light)

Vorgehensweise nur für Collmex buchhaltung light

In Collmex buchhaltung light ist keine Anlagenverwaltung integriert. Sie verwalten deshalb den Sammelposten außerhalb des Programms als Liste. Am Jahresende ermitteln den Gesamtwert und daraus den Abschreibungsbetrag.

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Sonderabschreibungen

Zusätzlich zur normalen Abschreibung können außerplanmäßigen Abschreibungen vorgenommen werden z.B. auf Grund von außergewöhnlicher wirtschaftlicher Abnutzung oder Beschädigung.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll48406280Außerplanmäßige Abschreibungen auf Sachanlagen
Haben210400Maschinen

Collmex-Praxis

Buchungsvorlagengruppe Anlagen --> Außerplanmäßige Abschreibung

» Inhalt

Verkauf von Anlagevermögen (Sachanlagen)

Wenn Sie Anlagengüter verkaufen, sind folgende Aktionen auszuführen:

  1. Buchung der Abschreibung
  2. Buchung des Anlagenabgangs (Restbuchwertes)
  3. Buchung des Verkaufs: Bitte beachten Sie, dass der Verkaufs von Anlagen umsatzsteuerpflichtig ist.
Der Restbuchwert der Anlage wird wie folgt ermittelt:
Nettoverkaufspreis
-Restbuchwert
=Buchgewinn bzw. Buchverlust

BEISPIEL Buchgewinn: Sie verkaufen am 12.5.2007 einen Pkw für 8.000 € + 1.520 € USt = 9.520 €. In der Vorjahresbilanz ist der Pkw noch mit einem Wert von 7.000 € ausgewiesen. Die Abschreibung im Jahr des Verkaufs (2007) beträgt 1.000 €.
Der Buchgewinn wird wie folgt ermittelt:

Nettoverkaufserlös8.000 €
-Restbuchwert (7.000 € - 1.000 €)-6.000 €
=Buchgewinn2.000 €

Buchung Verkauf mit Buchgewinn

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank9.520,00
Haben88204845Erlöse aus Anlagenverkäufen (Buchgewinn)8.000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %1.520,00

Buchung Anlagenabgang mit Buchgewinn

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23154900Anlagenabgänge (Buchgewinn)6.000,00
Haben320520Pkw6.000,00

Buchung Anlagenverkauf mit Buchverlust

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank9.520,00
Haben88016885Erlöse aus Anlagenverkäufen (Buchverlust)8.000,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %1.520,00

Buchung Anlagenabgang mit Buchverlust

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23106895Anlagenabgänge (Buchverlust)6.000,00
Haben320520Pkw6.000,00

Steuerfreie Abgänge (z.B. bei Grundstücken) werden auf folgende Konten gebucht:

SKR03SKR04Name
23206900Verluste aus Anlagenabgängen
27204900Erträge aus Anlagenabgängen

Buchungsbeispiel Verlust

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23106895Anlagenabgänge (Buchverlust)6.000,00
Haben23206900Verluste aus Anlagenabgängen6.000,00

Buchungsbeispiel Gewinn

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23154855Anlagenabgänge (Buchgewinn)6.000,00
Haben27204900Erträge aus Anlagenabgängen6.000,00

Collmex-Praxis

Buchungsvorlagengruppe Anlagen

» Inhalt

Anlagenspiegel

Zum Anlagenverzeichnis eines Geschäftsjahres werden die Vermögensgegenstände unter Einbeziehung der Abschreibungen aufgelistet.

» Inhalt

Investitionsabzugsbetrag

Der Investitionsabzugsbetrag hat das Ziel, kleinen und mittleren Betrieben zukünftige Investitionen zu erleichtern. Zu diesem Zweck besteht laut § 7g Einkommensteuergesetz die Möglichkeit, für die künftige Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen.

Der Investitionsabzugsbetrag ist erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 17. August 2007 enden. Davor konnte eine Ansparrücklage gebildet werden.

Buchung Investitionsabzugsbetrag

1. Bildung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll23436924Einstellungen in Sonderposten mit Rücklageanteil (Investitionsabzugsbetrag)40.000,00
Haben9302980Sonderposten mit Rücklagenanteil40.000,00

2. Auflösung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll9302980Sonderposten mit Rücklagenanteil40.000,00
Haben27404935Erträge aus der Auflösung von Sonderposten mit Rücklageanteil (steuerfreie Rücklagen)40.000,00

Collmex-Praxis

Konten, die im Standard-Kontenrahmen von Collmex nicht vorhanden sind, legen Sie unter Verwaltung --> Konto .

Die Umsätze aus dem Investitionsabzugsbetrag gehören in den Bereich Ergänzende Angaben der Anlage EÜR. Leider ist es nicht möglich die "Ergänzenden Angaben" eindeutig aus der Buchhaltung zu ermitteln, da es sich hierbei um steuerliche Korrekturen handelt.

» Inhalt

Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau

Im Bau oder in der Erstellung befindliche Anlagen müssen in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden. Anzahlungen auf solche Anlagen werden als Anlagevermögen in der Bilanz ausgewiesen, denn Sie gelten als flüssige Mittel, die in der Anlage festgelegt worden sind.

Beispiel: Sie haben ein Unternehmen beauftragt eine Ladeneinrichtung zu erstellen. Dem Fortschritt entsprechend leisten Sie eine Anzahlung in Höhe von 11.900,- €. Sie legen die Anlage an und buchen wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll498700Andere Anlagen, Betriebsausstattung im Bau10.000,00
Soll15762100Vorsteuer 19 %1.900,00
Haben12001800Bank11.900,00

Nach der Fertigstellung werden die auf den Übergangskonten "Anlagen im Bau" gebuchten Beträge auf die entsprechenden Anlagekonten umgebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll300500Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung10.000,00
Haben498700Andere Anlagen, Betriebsausstattung im Bau10.000,00

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Privat

Privatentnahmen

Eine Privatentnahme liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen in das Privatvermögen überführt wird. Privatentnahmen sind teilweise umsatzsteuerpflichtig.

Man unterscheidet folgende Arten von Privatentnahmen:

» Inhalt

Geldentnahme

Die Geldentnahme ist nicht umsatzsteuerpflichtig.
BEISPIEL: Der Unternehmer Müller entnimmt im Juli 2007 aus der Geschäftskasse 2.500 € für einen Urlaub.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank2.500,00
Soll18002100Privatentnahmen allgemein2.500,00

» Inhalt

Sachentnahme

Eine Sachentnahme ist dann umsatzsteuerpflichtig, wenn der Unternehmer einen Gegenstand aus seinem Unternehmen im Inland entnimmt und für Zwecke außerhalb der Unternehmens verwendet. Und wenn der Gegenstand vorsteuerabzugsfähig war.
Der Wert des Gegenstandes wird entweder nach dem Nettoeinkaufspreis (Wenn der Gegenstand eingekauft wurde) oder nach den Selbstkosten (Wenn der Gegenstand im Unternehmen hergestellt wurde) festgelegt. Zur Vereinfachung wurden Pauschbeträge für bestimmte Gewerbezweige amtlich festgelegt.

BEISPIEL Nettoeinkaufspreis: Der Unternehmer Schmidt entnimmt im Juni 2007 aus seinem Unternehmen Waren im Wert von 119 € (incl. 19 % USt.). Zu diesem Preis hatte er sie im Januar eingekauft.
Durch zwischenzeitliche Preisververänderung liegt der Wiederbeschaffungswert nun bei 125 €. Für die Berechnung der Umsatzsteuer müssen also 125 € angesetzt werden.

BEISPIEL Selbstkosten: Ein Ehepaar besitzt ein Restaurant in Berlin. Ihre Sachentnahmen bewerten Sie mit Pauschbeträgen:

steuerpflichtige Umsätze7 %19 %gesamt
Ehefrau852,003961.248,00
Ehemann852,003961.248,00
Bemessungsgrundlage1.704,00792,002.496,00

1. Buchung der steuerpflichtigen Umsätze 19 % von 792,00 €:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein942,48
Haben89104620Entnahme durch den Unternehmer ... 19 % Ust.792,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %150,48

2. Buchung der steuerpflichtigen Umsätze 7 % von 792,00 €:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein1.823,28
Haben89154610Entnahme durch den Unternehmer ... 7 % Ust.1.704,00
Haben17713801Umsatzsteuer 7 %119,28

» Inhalt

Private Kfz-Nutzung

Der Anteil der privaten Nutzung eines PKW kann entweder durch ein Fahrtenbuch, mit der 1%-Methode oder durch Schätzung ermittelt werden. Die Nutzung wird besteuert.

Beispiel Fahrtenbuchmethode

Ein Unternehmer nutzt den Geschäftswagen zu 20 % für private Zwecke. Im Monat August sind für das Fahrzeug folgende Kosten entstanden:

a) Kosten, die zum Vorsteuerabzug berechtigt haben
Abschreibung300 €
Benzin200 €
Reparaturen2.000 €2.500 €
b) Kosten ohne Vorsteuer
Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung100 €
Gesamtkosten2.600 €

» Steuerpflichtige unentgeltliche sonstige Leistung: 500 € (20 % von 2.500 €)
» Entnahme von sonstigen Leistungen (ohne Umsatzsteuer): 20 € (20 % von 100 €)

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemeinPrivatanteil gesamt520,00
Haben89214645Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung)Privatanteil (z.B.20 %) der steuerpflichtigen Kosten - 19 % 420,17
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19 % Umsatzsteuer (z.B. 19 % von 500,00)79,83
Haben89244639Verwendung von Gegenständen f. Zwecke außerh. d. Unternehmens ohne USt z.B. Kfz-Nutzung Privatanteil (z.B.20 %) der Kosten, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen 20,00

Beispiel 1 %-Methode

Bruttolistenpreis des PKW bei der Erstzulassung25.000 €
davon 1 % = 250 € x 12 Monate =3.000 €
-20 % Abschlag für Kosten ohne Umsatzsteuer600 €
=Bemessungsgrundlage für ein Jahr2.400 €

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetragBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemeinPrivatanteil brutto3.456,00
Haben89214645Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung) Bemessungsgrundlage für ein Jahr2.400,00
Haben17763806Umsatzsteuer 16%Umsatzsteuer 19 %456,00
Haben89244639Verwendung von Gegenständen f. Zwecke außerh. d. Unternehmens ohne USt z.B. Kfz-Nutzung 20 % der Kosten ohne Umsatzsteuer600,00

Schätzung

Schätzen Sie den Anteil für die private Nutzung und gehen Sie dann vor wie bei der Fahrtenbuchmethode.

» Inhalt

Private Nutzung der Telefonanlage

Die private Nutzung der betrieblichen Telefonanlage ist eine steuerpflichtige Leistung, die als Privatentnahme zu verbuchen ist. Berechnung: Wert der Anlage (ohne Vorsteuer) : 5 Jahre Nutzungsdauer = Betrag x Anteil der privaten Nutzung in Prozent (z.B. 1.500,- € : 5 (Jahre) = 300,- € x 20 (Privatanteil)= 60,- €).

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein71,40
Haben89224646Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)60,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %11,40

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Privater Anteil der Telefonkosten (Grundgebühr, Gesprächsgebühren usw.)

Der private Anteil an den Telefonkosten unterliegt nicht der Umsatzsteuer, da er keine unentgeltliche Leistung darstellt. Die Vorsteuer von 19 % ist abziehbar.

BEISPIEL:
Ein Unternehmer nutzt sein Geschäftstelefon zu 10 % für private Zwecke. Die Telefonkosten betrugen im Februar 2007 200 € + 38 € Vorsteuer. Die Kosten wurden vom Bankkonto abgebucht.

Buchung bei Abbuchung der Rechnung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen allgemein 23,80
Soll49206805Telefon200,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %34,20
Haben12001800Bank238,00
Haben89244639Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne 19 % USt (Telefon-Nutzung) 20,00

Die Buchung des privaten Anteils kann auch am Jahresende erfolgen. Die Buchung sieht dann z.B. so aus:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen285,60
Haben89244639Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt240,00
Haben15761406Vorsteuer 19 %45,60

» Inhalt

Entnahme von Leistungen

BEISPIEL: Ein Malermeister setzt einen seiner Gesellen zur Renovierung seines Wohnhauses ein. Dabei verwendet er Tapeten und Farben aus seinem Lager im Wert von netto 2.500 €. Die Renovierungsarbeiten werden mit 6.250 € bewertet. Das ergibt zusammen 8.750 € + 1.662,50 € Umsatzsteuer.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll18002100Privatentnahmen10.412,50
Haben89254660Unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung 19% Ust.8.750,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %1.662,50

» Inhalt

Privateinlagen

Eine Privateinlage liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut, Rechte, Geld o. Ä. aus dem Privatvermögen in das Betriebsvermögen überführt werden. Sie unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Bei der Buchung wird der Nettowert des Wirtschaftsgutes angesetzt.

BEISPIEL: Ein Unternehmer überweist 10.000 € von seinem Privatkonto auf das Geschäftskonto. In diesem Fall ist folgende Buchung erforderlich:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank10.000
Haben18902180Privateinlagen10.000

Handelt es sich um andere Wirtschaftsgüter, werden statt der Bank entsprechend andere Konten verwendet. Diese können z.B. Waren- oder Anlagekonten sein.

Collmex-Praxis

Für die Buchung von Privat-Entnahmen und -Einlagen gibt eine eigene Vorlagengruppe mit dem Titel "Privat".

» Inhalt

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Wenn Sie ein Arbeitszimmer in Ihrer Privat-Wohnung geschäftlich nutzen, können Sie die Kosten (Miete und Nebenkosten) anteilig als Betriebsausgaben geltend machen. Die Buchung erfolgt auf die Konten 4288 (SKR03) bzw. 6348 (SKR04).

Beispiel: Die Privat-Wohnung von Frau Müller hat eine Größe 100 qm, das Arbeitszimmer hat 10 qm. Die jährliche Kosten für die Wohnung inklusive Nebenkosten betragen 8.400 € und wurde jeweils vom Privatkonto abgebucht. Da das Arbeitszimmer 10 % der Wohnung einnimmt, kann Frau Müller 10 % der Kosten 840 € als Betriebsausgaben ansetzen.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll42886348Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil)840,00
Haben18902180Privateinlagen840,00

» Inhalt

Finanzen

Sammelüberweisung und Sammellastschrift

Bei einer Sammelüberweisung oder Sammellastschrift werden mehrere Überweisungen oder Lastschriften in einem Auftrag an die Bank übermittelt. Üblicherweise wird die Summe der enthaltenen Überweisungen oder Lastschriften in einem einzigen Posten auf Ihrem Kontoauszug abgebucht oder gutgeschrieben.

Wenn Sie z.B. 10 Überweisungen in einer Sammelüberweisung an die Bank übermitteln, erscheint trotzdem nur ein einziger Umsatz auf Ihrem Kontoauszug mit der Summe der 10 enthaltenen Überweisungen.

In Collmex legen Sie Sammelüberweisungen und Sammellastschriften direkt aus den offenen Posten heraus an und übermitteln diese dann entweder per integriertem HBCI-Modul an die Bank oder Sie exportieren die DTAUS-Datei zur externen Weiterverarbeitung.

Die Buchung erfolgt in zwei Schritten:

  1. Übermittlung des Auftrag an die Bank: Ausgleich der offenen Posten gegen das Geldtransit-Konto.
  2. Nach erfolgter Gutschrift oder Lastschrift auf dem Kontoauszug: Ausgleich des Geldtransit-Kontos gegen Bank

Beispiel: Sie haben zwei offene Lieferantenrechnungen zu 80,00 € und 20,00 € als Verbindlichkeit. In Collmex legen Sie unter 'Buchhaltung -> Zahlungen -> Zahlungen anlegen -> Offene Posten suchen' eine Sammelüberweisung an. Bei der Übermittlung an die Bank bucht das Programm automatisch wie folgt:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben13601460Geldtransit100,00
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. und Leist.80,00
Soll16003300Verbindlichkeiten aus Lief. und Leist.20,00

Einige Tage später erscheint die Sammelüberweisung als ein Posten mit 100,00 € auf Ihrem Kontoauszug. Nutzen Sie die Buchungsvorlage unter 'Belege buchen -> Finanzen -> Sammelüberweisung', um das Geldtransitkonto wieder auszugleichen:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank100,00
Soll13601460Geldtransit100,00

Achtung: Sollten die Überweisungen oder Lastschriften auf dem Kontoauszug einzeln ausgewiesen werden, wenden Sie sich an Ihre Bank mit der Bitte dies umzustellen.

» Inhalt

Kreditkarten-Zahlung (Einkauf)

Wenn Sie Einkäufe mit der Kreditkarte statt mit Bargeld bezahlen, ist folgendes zu beachten: Die Belastung des Bankkontos erfolgt zu einem anderen Zeitpunkt als die Zahlung. Es sind deshalb zwei Buchungsschritte erforderlich:

  1. Buchung der Ausgabe
  2. Abbuchung vom Bankkonto (Kreditkartenabrechnung)

Für die Kreditkarte stehen die Konten 1730 (SKR03) und 3610 (SKR04) zur Verfügung.

Beispiel: Frau Schmidt betankt am 3.1.2007 ihren Geschäftswagen und bezahlt die Rechnung in Höhe von 59,50 € mit ihrer Kreditkarte. Am 1.2.2007 erhält Sie die Kreditkartenabrechnung. Der Betrag wird am selben Tag vom Konto abgebucht.

1. Buchung der Zahlung mit Belegdatum 3.1.2007

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben17303610Kreditkartenabrechnung59,50
Soll45306530Laufende Kfz-Betriebskosten50,00
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19 %9,50

2. Buchung der Kreditkartenabrechnung mit Belegdatum 1.2.2007

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank59,50
Soll17303610Kreditkartenabrechnung59,50

Kreditkartenabrechnung mit mehreren Positionen

Jede Zahlung, die Sie mit Ihrer Kreditkarte tätigen, buchen Sie als einzelnen Beleg. Die Buchung der Kreditkartenabrechnung erfolgt in einem Betrag.

Gebühren für den Auslandseinsatz der Kreditkarte

Buchungsbeispiel bei Kfz-Kosten

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben17303610Kreditkartenabrechnung101,00
Soll45306530Laufende Kfz-Betriebskosten100,00
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs1,00

» Inhalt

Kreditkarten-Zahlung (Verkauf)

Zahlt Ihr Kunde mit einer Kredit- oder EC-Karte wird der Betrag häufig nicht direkt Ihrem Firmenkonto gutgeschrieben. Der Betrag wird deshalb zunächst auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst beim Eingang der Zahlung wird der Betrag auf das Bankkonto umgebucht.

Beispiel

Ihr Kunde kauft eine Ware für 119 € (incl. 19 % Umsatzsteuer) und zahlt mit seiner Kreditkarte.

Buchung beim Verkauf

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll13601460Geldtransit119,00
Haben84004400Erlöse 19 %100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19,00

Buchung beim Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto. In der Regel zieht die Kreditkartengesellschaft die Gebühr gleich ab.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben13601460Geldtransit119,00
Soll12001800Bank115,25
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs3,15
Soll15761406Abziehbare Vorsteuer 19 %0,60

» Inhalt

Paypal-Konto

Paypal ist ein Online-Zahlungsdienstleister und gehört zu eBay. Am 2.7.2007 ist Paypal eine Bank geworden. Das besondere bei Paypal ist, dass die Finanzdaten (z.B. Konto, Kreditkartennummer) des Senders dem Empfänger der Zahlung verborgen bleiben. So wird Missbrauch vorgebeugt.

Das Paypal-Konto wird ebenso behandelt wie normale Bankkonten. Sie legen dafür ein eigenes Buchhaltungs-Konto an.
Beispiel: Sie haben über Ihren Webshop einen Artikel für 100 € (zzgl. 19 € Umsatzsteuer ) verkauft. Der Betrag wird abzüglich der Paypal-Gebühren Ihrem Paypal-Konto gutgeschrieben.

Buchung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12201820Paypal117,00
Soll49706855Kosten des Geldverkehrs2,00
Haben84104410Erlöse 19 % Ust.100,00
Haben17763806Umsatzsteuer 19 %19,00

Überweisung auf Ihr Bankkonto

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank117,00
Haben12201820Paypal117,00

Collmex-Praxis

In Collmex legen Sie unter Verwaltung --> Konto --> anlegen ein eigenes Konto für Paypal an. Im Moment ist es leider noch nicht möglich, Kontoauszüge von Paypal in Collmex zu importieren.

» Inhalt

Darlehen

Bei den Darlehen unterscheidet man zwischen

Für die Buchung stehen folgende Konten zur Verfügung:

Häufig ist der Rückzahlungsbetrag höher als der Ausgabebetrag. Die Differenz bezeichnet man als Damnum/Disagio. Sie wird auf das Konto 0986 (Damnum/Disagio) gebucht. Der Betrag wird über die Laufzeit des Kredits verteilt. Im Jahr der Kreditaufnahme erfolgt die Verteilung taggenau.

Darlehensaufnahme

BEISPIEL: Ein Unternehmer nimmt am 1.7.2007 ein Darlehen in Höhe von 50.000 € für eine Laufzeit von 10 Jahren auf. Das Damnum/Disagio beträgt 2 %, der Zinssatz 5 %. Die Auszahlung erfolgt abzüglich 2 % Damnum/Disagio.

Buchung bei der Darlehensaufnahme

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12001800Bank49.000,00
Soll09861940Damnum/Disagio1.000,00
Haben06303150Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten50.000,00

Da das Damnum/Disagio auf die Laufzeit des Darlehens zu verteilen (1.000 € : 10 Jahre = 100 €) ist und im Jahr der Darlehensaufnahme taggenau (100 € : 2 = 50 €) zu verteilen ist, erfolgt am 31.12.2007 folgende Buchung:

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll21207320Zinsaufwendungen50,00
Haben09861940Damnum/Disagio50,00

Darlehensrückzahlung

Es werden grundsätzlich drei Darlehensarten unterschieden:

BEISPIEL: Am 1.7.2007 wurde ein Bankdarlehen in Höhe von 1.000.000 € aufgenommen. Das Darlehen wird in gleich bleibenden Raten von 100.000 € über 10 Jahre getilgt. Die erste Rate wird am 1.7.2006 fällig. Der Zinssatz beträgt 5 %.

Buchung der Tilgung und der Zinsaufwendung am 1.7.2006 (bei anderen Laufzeiten wird statt dem Konto 0630 ein anderes verwendet (siehe oben)

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank105.000,00
Soll06303150Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten100.000,00
Soll21207320Zinsaufwendungen5.000,00

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Leasing

Beim Leasing ist für die Buchhaltung zunächst die Frage zu klären, wem der Leasinggegenstand zuzurechnen ist.

  1. Der Leasinggegenstand ist dem Leasinggeber zuzuordnen, wenn
    • der Leasingvertrag keine Kauf- oder Verlängerungsoption enthält und
    • die Grundmietzeit mindestens 40 % aber höchstens 90 % der gewöhnlichen Nutzungsdauer beträgt.
  2. Der Gegenstand wird dem Leasingnehmer zugeordnet, wenn
    • der Leasingvertrag keine Kauf- oder Verlängerungsoption enthält und
    • die Grundmietzeit weniger 40 % oder mehr als 90 % der gewöhnlichen Nutzungsdauer beträgt.

Zu 1. Buchungsbeispiel der Leasingrate beim Leasingnehmer

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Haben12001800Bank1.190,00
Soll48106840Mietleasing1.000,00
Soll15761406Vorsteuer 19 %190,00

Zu 2. Fragen Sie zu diesem Fall bitte einen Steuerberater.

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Zinserträge

Beispiel Tagesgeld-Konto für Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften i.S.d. § 264a HGB: Kapitalertragssteuer (Zinsabschlagsteuer) und Solidaritätszuschlag werden auf separate Konten gebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12601860Tagesgeld-Konto1.256,33
Soll22157635Zinsabschlagssteuer551,42
Soll22087608Solidaritätszuschlag30,32
Haben26507100Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge1.838,07

Beispiel Tagesgeld-Konto für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter (z.B. KG, OHG): Kapitalertragssteuer und Solidaritätszuschlag werden zusammen auf das Konto Privatsteuern gebucht.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll12601860Tagesgeld-Konto1.256,33
Soll18102150Privatsteuern581,74
Haben26507100Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge1.838,07

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Personal

Lohn und Gehalt

Personlkosten sind alle Kosten, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern verursacht werden. Dazu gehören:

Gehaltszahlung . Handelt es sich um Löhne, verwenden Sie die Konten 4110 (SKR03) bzw. 6010 (SKR04)

S/HSKR03SKR04Name
Soll41206020Gehälter
Soll41306110Gesetzliche soziale Aufwendungen
Soll41706080Vermögenswirksame Leistungen (bei Bedarf)
Haben17413730Verb. aus Lohn- und Kirchensteuer
Haben17423740Verb. im Rahmen der sozialen Sicherheit
Haben17503770Verb. im Rahmen der Vermögensbildung (bei Bedarf)
Haben12001800Bank

Zahlung der Lohn- und Kirchensteuer

S/HSKR03SKR04Name
Soll17413730Verb. aus Lohn- und Kirchensteuer
Haben12001800Bank

Zahlung Versicherungen

S/HSKR03SKR04Name
Soll17423740Verb. im Rahmen der sozialen Sicherheit
Haben12001800Bank

Zahlung der vermögenswirksamen Leistungen

S/HSKR03SKR04Name
Soll17503770Verb. im Rahmen der Vermögensbildung (bei Bedarf)
Haben12001800Bank

Gesetzliche Unfallversicherung

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein.

Buchung der Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll41386120Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Haben12001800Bank

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Geringverdiener (Auszubildende)

Die Sozialversicherungsbeiträge von versicherungspflichtigen Auszubildenden trägt der Arbeitgeber allein, wenn die Ausbildungsvergütung 325 € monatlich nicht übersteigt.

S/HSKR03SKR04Name
Soll41206020Gehälter
Soll41306110Gesetzliche soziale Aufwendungen
Haben12001800Bank

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Vorschüsse

Zahlt der Arbeitgeber Lohn oder Gehalt vor dem festgesetzten Termin, handelt es sich um einen Vorschuss. Der Vorschuss ist eine Forderung des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer, er stellt also keinen Aufwand dar.

Vorschusszahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll15301340Forderungen gegen Personal
Haben12001800Bank (bei Barauszahlung Konto Kasse)

Die Rückzahlung erfolgt entweder per Überweisung oder der Vorschuss wird mit dem Gehalt verrechnet.

Rückzahlung Vorschuss per Überweisung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank (bei Barauszahlung Konto Kasse)
Haben15301340Forderungen gegen Personal

Verrechnung des Vorschusses mit dem Gehalt

S/HSKR03SKR04Name
Soll41206020Gehälter
Haben15301340Forderungen gegen Personal
Haben17413730Verbind. aus Lohn- und Kirchensteuer
Haben17423740Verbind. im R. der sozialen Sicherheit
Haben17403720Verbind. aus Lohn und Gehalt

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Geringfügige Beschäftigungen

Bei den geringfügigen Beschäftigung wird unterschieden nach:

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Collmex-Praxis

Für die Buchungen zum Personal steht eine eigene Vorlagengruppe zur Verfügung (nicht in Collmex buchhaltung light).

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Jahresabschluss

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres sind neben der Belegbuchung folgende Tätigkeiten auszuführen:

Collmex-Praxis

Ein Abschluss der Konten und ein Saldovortrag in das nächste Jahr ist bei Collmex nicht notwendig und auch nicht vorgesehen. Da die Salden des Vorjahres automatisch in das nächste Geschäftsjahr übernommen werden, müssen die Konten nicht abgeschlossen werden. Dies erleichtert den Jahresabschluss enorm und ermöglicht das gleichzeitige Buchen in mehreren Geschäftsjahren.

Umsatzsteuer-Erklärung

Für die Erstellungen der Umsatzsteuer-Erklärung gehen Sie wie folgt vor:

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Inventur und Bestandsveränderungen buchen (Nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Zum Jahreswechsel erstellen Sie eine Inventurliste, in der Sie alle Vorräte, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe erfassen.

Hat sich der Bestand zum Vorjahr verändert, muss die Bestandsveränderung gebucht werden.

Buchungsbeispiel Bestandsminderung

S/HSKR03SKR04Name
Soll39604800Bestandsveränderungen
Haben39801140Bestand Waren

Buchung Bestandsmehrung

S/HSKR03SKR04Name
Haben39604800Bestandsveränderungen
Soll39801140Bestand Waren

Collmex-Praxis

In den Versionen Collmex plus und pro steht im Menü Warenwirtschaft eine Inventurliste zur Verfügung.

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Gewinnverwendung (Nicht bei Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Der Gewinn des Vorjahres erscheint automatisch in der Bilanz des nächsten Jahres unter dem Bilanzposten Gewinnvortrag. Ebenfalls in diesen Bilanzposten gehen die Konten 860 (SKR03) bzw. 2970 (SKR04) ein. Wenn im aktuellen Jahr fest steht, wie der Gewinn des Vorjahres verwendet werden soll, wird dieser üblicherweise entsprechend der Verwendung diesen Konten auf ein anderes Konto umgebucht (z.B. Eigenkapitalkonten). In der Folge verschwindet der Bilanzposten aus der Bilanz des aktuellen Jahres.

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Gewinnermittlung

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Gewinnausschüttung (GmbH)

Der Gewinn einer GmbH kann an die Gesellschafter ausgeschüttet werden und/oder als Rücklage in der Gesellschaft verbleiben. Wird der Gewinn ausgeschüttet, müssen Kapitalerstragssteuer und Solidaritätzuschlag abgeführt werden.

Beispiel

Der Jahresüberschuss der Firma Maier & Schmidt GmbH für 2007 beträgt 50.000 €. Die Gesellschafter Maier und Schmidt sind zu je 50 % an der Gesellschaft beteiligt. Laut Gesellschafterbeschluss werden vom Überschuss je 20.000 € an die Gesellschafter ausgeschüttet und 10.000 € werden in die Gewinnrücklage eingestellt.

Der Kapitalertrag ist mit 20 % zu versteuern (4.000 € je Gesellschafter; insgesamt 8.000 €) und es werden 5,5 % Solidaritätszuschlag fällig (220 € je Gesellschafter; insgesamt 440 €)

Buchungsvorschläge für 2008

Saldenvortrag. Diese Buchung führen Sie nur aus, wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen. Über den Jahreswechsel erfolgt der Gewinnvortrag in Collmex automatisch.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll90009000Saldenvorträge50.000,00
Haben8602970Gewinnvortrag vor Verwendung50.000,00

Buchungen nach dem Gesellschafterbeschluss

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll8602970Gewinnvortrag vor Verwendung50.000,00
Haben8552960Einstellungen in andere Gewinnrücklagen10.000,00
Haben7553519Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern40.000,00

Zahlung an die Gesellschafter insgesamt

Soll7553519Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern40.000,00
Haben17463760Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen8.440,00
Haben12001800Bank31.560,00

Zahlung von Kapitalerstragssteuer und Solidaritätszuschlag

Soll17463760Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen8.440,00
Haben12001800Bank8.440,00

Collmex-Praxis

Bevor Sie die Buchungen durchführen, legen Sie die Konten Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern, Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen und Einstellungen in andere Gewinnrücklagen unter Verwaltung → Konto an.

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Rechnungsabgrenzung

Mit der Rechnungsabgrenzung werden Werte der richtigen Rechnungsperiode zugeordnet. Damit wird es möglich den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens periodengerecht zu ermitteln und die Steuern in der richtigen Höhe und zum entsprechenden Zeitpunkt abzuführen.

Beispiel

Der Kunde hat bereits 2007 gezahlt, die Leistung wird aber erst 2008 erbracht.

- Aktive Rechnungsabgrenzung -

Die aktive Rechnungsabgrenzung (Abkürzung: ARA) ist eine Leistungsforderung. Sie entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Ausgabe darstellt. Wird zum Beispiel im Dezember eine Vorauszahlung für die Januar-Miete geleistet, wird wie folgt gebucht:

Rechnungseingang

S/HSKR03SKR04Name
Soll42106310Miete
Haben16003300Verbindlichkeiten

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll16003300Verbindlichkeiten
Haben12001800Bank

Jahresabschluss

S/HSKR03SKR04Name
Soll9801900Aktive Rechnungsabgrenzung
Haben42106310Miete

Im Januar wird der Aufwand in die richtige Periode gebucht.

S/HSKR03SKR04Name
Soll42106310Miete
Haben9801900Aktive Rechnungsabgrenzung

- Passive Rechnungsabgrenzung -

Die passive Rechnungsabgrenzung wird angewendet, wenn Erträge des neuen Jahres bereits im alten Jahr Einnahmen sind (z.B. Vorauszahlungen).

Rechnungsausgang

S/HSKR03SKR04Name
Soll14001200Forderungen
Haben82004200Erlöse

Zahlung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben14001200Forderungen

Jahresabschluss

S/HSKR03SKR04Name
Soll82004200Erlöse
Haben9903900Passive Rechnungsabgrenzung

Im Januar wird der Erlös in die richtige Periode gebucht.

S/HSKR03SKR04Name
Soll9903900Passive Rechnungsabgrenzung
Haben82004200Erlöse

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Durchlaufende Posten

Wenn Sie Beträge im Namen oder für Rechnung eines anderen vereinnahmen oder verausgaben, sind dies durchlaufende Posten, die den Gewinn nicht beeinflussen. Sie gehören nicht zum Entgelt und unterliegen damit auch nicht der Umsatzsteuer.

Beispiele:

Für die Buchung stehen die Konten 1590 (SKR03) und 1370 (SKR04) zur Verfügung.

I. Vereinnahmung

Buchung bei Vereinnahmung

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben15901370Durchlaufende Posten

Buchung bei Weiterleitung

S/HSKR03SKR04Name
Soll15901370Durchlaufende Posten
Haben12001800Bank

II. Verausgabung

Buchung bei Verausgabung

S/HSKR03SKR04Name
Soll15901370Durchlaufende Posten
Haben12001800Bank

Buchung, wenn Sie das Geld von Ihrem Kunden erhalten haben

S/HSKR03SKR04Name
Soll12001800Bank
Haben15901370Durchlaufende Posten

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Rückstellungen

Eine Rückstellung ist ein ungewisse Verbindlichkeit zum Zeitpunkt des Abschlussstichtages. Dabei ist noch nicht klar, wann und in welcher Höhe die Zahlung erfolgen wird.

1. Bildung der Rückstellung

SollAufwandskonto
HabenRückstellungskonto

Beispiel Bildung Gewerbesteuerrückstellung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll43207610Gewerbesteuer2.500
Haben9573030Gewerbesteuerrückstellung2.500

2. Auflösung der Rückstellung

Erfolgt die Zahlung, wird die Rückstellung aufgelöst.

Auflösung

SollRückstellungskonto
HabenBank

Beispiel Auflösung Gewerbesteuerrückstellung

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll9573030Gewerbesteuerrückstellung2.500
Haben12001800Bank2.500

War die Zahlung niedriger als die Rückstellung, buchen Sie den Differenzbetrag im Haben auf eines der folgenden Konten:

SKR03SKR04Name
27354930Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen
22847644Erträge aus der Auflösung von Gewerbesteuerrückstellungen
22897694Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen für sonstige Steuern

Beispiel: Sie haben über einen Betrag von 2.500 € eine Rückstellung gebildet, mussten aber nur 2.400 € bezahlen.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll9573030Gewerbesteuerrückstellung2.500
Haben12001800Bank2.400
Haben22844930Erträge aus der Auflösung von Gewerbesteuerrückstellungen100

War die Zahlung höher als die Rückstellungen, buchen Sie den Differenzbetrag im Soll auf eines der folgenden Konten:

SKR03SKR04Name
20206960Periodenfremde Aufwendungen
22807640Gewerbesteuernachzahlungen Vorjahre
22857690Steuernachzahlung Vorjahre Sonstige Steuern

Beispiel: Sie haben eine Rückstellung von 2.500 € gebildet, mussten aber 2.600 € bezahlen.

S/HSKR03SKR04NameBetrag
Soll9573030Gewerbesteuerrückstellung2.500
Soll22807640Gewerbesteuernachzahlungen Vorjahre100
Haben12001800Bank2.600

Collmex-Praxis

Weitere Rückstellungskonten finden Sie, wenn Sie in der Kontensuche das Stichwort Rückstellung eingeben.

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